Cada vez son menos las empresas despistadas que obvian este registro. Sin embargo, sí que es posible que algunas omitan algunos detalles y aspectos obligatorios en el registro horario de los trabajadores. Estos van desde el día a día en la empresa hasta un pensamiento a largo plazo que a continuación vamos a comentar.
La obligación del registro de jornada de los empleados
Todas las empresas deben llevar un registro horario de los trabajadores desde el 2019. Es obligatorio tanto para los trabajadores en jornada completa como para aquellos en jornada parcial. Es decir, se deberán registrar, con el máximo detalle, todas las horas trabajadas por cada empleado. Incluyendo, por supuesto, las horas complementarias y las horas extra.
3 pautas obligadas en el registro horario en la empresa
El registro de la jornada debe plantearse como un proceso integral que aglutina varias pautas. Todas ellas son imprescindibles para poder solventar una inspección de trabajo.
1. En el día a día: Registro diario
Debe quedar reflejado un registro con los datos personales y los horarios que plasmen la distribución de la jornada de cada día. Incluirá la siguiente información:
- Datos de cada empleado que permita identificarle
- Hora de inicio y fin de cada turno. Y aquí deben incluirse los descansos y las pausas
2. Cada mes: copia del resumen mensual de horas
Ese registro diario deberá volcarse al resumen mensual, un documento básico para cumplir con la ley de registro horario. Y que servirá para poder debatir posibles discrepancias entre el trabador y la empresa sobre el número de horas trabajadas. Tiene que plasmar:
- Datos de la empresa: con el nombre o razón social y el NIF
- Datos del empleado: el nombre completo y DNI
- Fechas: todas las jornadas en las que se acumulan horas de trabajo.
- Distribución de cada jornada de trabajo.
- Número de horas trabajadas cada día
- El total de horas trabajadas: por día y las acumuladas en el mes.
Con todo ello, estaríamos ante un registro horario completo, en el que queda detallado el tiempo efectivo de trabajo.
3. Para cuatro años: almacenamiento del historial de horas
Los registros mensuales tienen que ser conservados de manera adecuada durante al menos cuatro años, y estar en disposición de consulta para:
- Empleados
- Representantes de los trabajadores (sindicatos)
- Inspección de trabajo
Consecuencias de omitir estos aspectos
Fallar en esas pautas del registro horario sería un incumplimiento de la ley de registro horario que comentábamos anteriormente. Y, cometer errores respecto a ella, podría acarrear en multas de hasta 225.018 en los casos más graves.
De sanciones también podríamos hablar cuando el método empleado para fichar en el trabajo no es uno permitido. El registro de la jornada en papel ya crea muchas suspicacias ante la ley. Y el biométrico, el decir, el fichar con huella dactilar, ha quedado fuera de la legalidad salvo en muy pocas excepciones donde, por la actividad, no haya otra posibilidad.
La necesidad de un registro de un control horario digital
Diferentes informaciones averiguan que el Gobierno va a imponer la obligatoriedad de un registro horario digital. Éste servirá a Inspección para acceder a los datos referentes en tiempo real. Así, se espera que se detecten más irregularidades y aumenten las sanciones. El modo de aplicarlas además es otra de las novedades laborales de 2024, ya que no se aplicará una única sanción por empresa, sino que será el resultado del sumatorio de las multas que sea aplicarán por cada empleado sobre el que se detecten infracciones.
