La nueva ley del control horario de los trabajadores supone nuevas exigencias para las empresas. Englobada en una serie de reformas que está liderando la ministra Yolanda Díaz, supondrá un mayor control y, para ello, todas las compañías deberán estar preparadas.

Para que no existan dudas, vamos a detallar en este artículo evolución del registro horario en España, esta nueva ley, y cuáles son los métodos válidos de los que se debe disponer para evitar sanciones.

¿Qué es el control horario de los trabajadores?

El control horario es un sistema para el registro diario de las horas de entrada y salida de los empleados a sus turnos laborales y el correcto almacenamiento del mismo.

En España es obligatorio desde mayo de 2019. En todas las empresas, independientemente del tamaño y del sector, y para todos los trabajadores. Sólo existen muy puntuales excepciones.

El control horario completo

Para cumplir con la ley, hay que asegurarse de no eludir ninguno de los procesos y de los elementos que se requieren:

• Registrar diariamente cada turno de los empleados de manera individual. Sin olvidar ningún elemento.
• Aportar los datos identificativos de la empresa.
• No olvidar los datos del empleado.
• Especificar la fecha a la que corresponde cada jornada.
• Detallar la hora exacta de entrada y de salida.
• Conservar el registro durante al menos cuatro años.
• Mantener el registro a disposición de los trabajadores, sus representantes, e Inspección de trabajo.

Y, por supuesto, en lo reflejado se deberá cumplir con todas las normativas de tiempo máximo de trabajo, descansos y condiciones relacionadas que se dictaminan en el Estatuto de los Trabajadores y en los diferentes convenios colectivos.

¿Hay que fichar las pausas?

Sí, el registro horario debe ser lo más completo y detallado posible. No obstante, en la Guía del Registro de la Jornada que aporta el Ministerio de Trabajo y Economía Social, se interpreta cierto margen para aquellas pausas intrajornada, así como otras peculiaridades según el tipo y la modalidad de trabajo.

La obligación del registro horario en las empresas

Esta necesidad para las empresas llegó con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Y, así, queda reflejada esta obligatoriedad en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

En ese artículo se cita la forma en que se “organizará y documentará” el registro de la jornada. Ahora, como veremos, el digital será el único método válido. Y también se recoge la obligatoriedad de un correcto almacenamiento del registro durante cuatro años.

Excepciones de registro horario: casos para no fichar en el trabajo

El registro horario debe realizarse para todos los trabajadores, independientemente de la categoría profesional, del sector de la actividad o del tamaño de la empresa. Pero sí que existen excepciones muy concretas, unas situaciones que deben estar correctamente justificadas.

– Trabajadores que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.

– Relaciones laborales de carácter especial:

• Personal de alta dirección
• Servicio del hogar familiar
• Penados en instituciones penitenciarias
• Deportistas profesionales
• Artistas y personal para el desarrollo de esa actividad
• Trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo
• Menores en internamiento cumpliendo su responsabilidad penal
• Residencias para la formación en Ciencias de la Salud
• Abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos
• Cualquier trabajo declarado expresamente como de carácter especial

Además, existen trabajadores que cuentan con un régimen particular en materia de registro de la jornada, como los profesionales del transporte por carretera, de marina mercante o ferroviario transfronterizo. Así como los socios en cooperativas societarias.

Historia del registro horario en España

Desde el 2014 el Estatuto de los Trabajadores ya recogía la obligación de realizar un registro diario y mensual de las jornadas parciales. Un año después, desde la Unión Europea destacaban la importancia de cumplir con el tiempo de trabajo. Mientras, la Audiencia Nacional en España interpretaría que ya existía una obligatoriedad para el registro diario de todas las horas trabajadas.

En 2017 el Pleno de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo ordena el registro de las horas extra. Y posteriormente, el Congreso aprobaría la reforma del Estatuto para asegurar un registro diario de la hora de entrada y salida de cada trabajador.

Pero no fue hasta 2019 cuando entró el vigor la ley del registro horario, de obligado cumplimiento con todos los trabajadores e independientemente de su tipo de jornada.

Y las últimas evoluciones relacionadas, como vamos a ver, es la prohibición del fichaje biométrico en 2023, y la inminente exigencia de que el registro horario sea digital.

La nueva ley de control horario de los trabajadores: un control horario digital

La última novedad en la materia es la obligación de que sea digital el control horario. Eso significa que hay que contar con algún tipo de software que posibilite el registro de las entradas y salidas y el almacenamiento de manera informática, de acceso múltiple.

Y precisamente ese acceso, telemático, es uno de los principales motivos para el establecimiento de esta obligación. El Gobierno quiere que Inspección pueda consultar esos datos en directo y desde cualquier lugar de manera telemática. Tratando así de detectar posibles irregularidades y asegurar el cumplimiento de la reducción de la jornada laboral.

Métodos válidos

• App de control horario
• Máquinas con sistemas RFID o QR
• Sistemas en escritorio
• Enlaces web

¿Cuándo entrará en vigor?

Se espera que, antes de que acabe el verano de 2024, el control horario digital sea por ley la única opción válida. Las reuniones entre el Ministerio de Trabajo y Economía Social, patronal y sindicatos se han ido sucediendo durante este año, y desde finales de mayo se han intensificado. Desde el Gobierno están dando prioridad para que definitivamente se aprueben y entren en vigor todas las normativas planteadas en materia de la jornada de trabajo.

Otras medidas en las reformas de Yolanda Díaz en 2024 para la jornada laboral

La obligación del control horario digital está englobada en una serie de reformas que tienen la reducción de jornada como protagonista.

Reducción de la jornada laboral

Era uno de los puntos clave para el acuerdo de gobierno. Así, se reducirá la jornada laboral hasta las 38,5 horas semanales en este año. Será el preámbulo para el objetivo final de las 37,5 horas, el cual se espera que sea una realidad el 1 de enero de 2025.

Esa reducción deberá llevarse a cabo siempre sin una merma salarial. Y, según lo publicado, parece que ese cómputo de horas podrá hacerse de manera anual.

Horas extras permitidas

En el borrador que el Ministerio facilitó, no se refleja un aumento del número de horas extras permitidas. Una petición que se plantaba desde la patronal para compensar esa reducción de la jornada, y que podría facilitar un acuerdo entre los agentes sociales. Pero el máximo de horas extra permitidas parecer que seguirá siendo de 80, en un cómputo anual.

No obstante, cabe recordar que todo el tiempo efectivo que supere el límite de esa reducción, será considerado como horas extras.

Sanciones

El importe de las multas también se incrementará. Aquellas más graves superarán el máximo actual de los 7.500 euros. Además, una novedad muy importante que todas las empresas deben conocer, es la nueva fórmula con la que se aplicará una sanción por cada trabajador con el que se cometa una infracción. Y cada una de ella tendrá estos rangos de sanción:

• Infracciones de grado mínimo: 1.000 – 2.000 euros
• Infracciones de grado medio: 2.001 – 5.000 euros
• Infracciones de grado máximo: 5.001 – 10.000 euros

Serán sanciones aplicables a cualquier infracción sobre la jornada de trabajo, las horas extras, las vacaciones, descansos, registro horario y todo lo relacionado con el tiempo de trabajo.

Métodos erróneos de control horario

No serán válidos otros métodos que no sean digitales. Así como otros que, aun siéndolos, vulneran otro tipo de derechos.

Sistemas biométricos

Aquellos como el fichaje con huella dactilar, el reconocimiento facial o el lector de mano quedaron más que en duda. Ante el valor de esos datos y el aumento de la ciberdelincuencia la AEPD (Agencia española de Protección de datos), siguiendo directrices del Comité Europeo de Protección de Datos, publicó una guía donde se prohíben esos métodos. Sólo sería válido en aquellos casos donde no exista alternativa.

Métodos analógicos

Estos no servirían para cumplir con las demandas del Gobierno, y que sí que posibilitan los sistemas digitales. No serían válidos, por lo tanto, los registros en papel, con esas clásicas plantillas colocadas en lugares públicos de las empresas. Ni registros en tarjetas de cartón, ni ningún otro método que no sea digital.

No hacer el control horario

No por evidente conviene dejar de comentarlo, y de reiterarlo por su importancia. El registro horario de los trabajadores es obligatorio, y su omisión sería un comportamiento incorrecto de la empresa. Ante él, no cabrían explicaciones, salvo esas puntuales excepciones citadas anteriormente.

¿Qué pasa si no llevo el registro de la jornada de mis trabajadores?

Las empresas que no lleven un registro horario, o que no lo haga de manera digital, estarán incumpliendo la ley. Y, por ello, se arriesgarán a importantes sanciones. Sanciones que, como hemos visto anteriormente, se han agravado, llegando hasta los 10.000 euros por empleado con el que se cometa la infracción.

Además, no llevar el registro de la jornada también perjudicará a la imagen de la empresa y a la retención de talento, concediendo ventajas a la competencia.

¿Cómo conseguir un software de control horario y evitar sanciones?

Todas las empresas tienen que contar con un sistema de control horario digital. Existen diferentes empresas que ofrecen softwares y aplicaciones para el registro horario. Y, para elegir el servicio más adecuado y correcto, es importante cerciorarse de una serie de características:

• Sistema validado que asegure cumplir la normativa.
• Periodo de prueba gratuito.
• Programa de formación.
• Atención al cliente y servicio de soporte.
• Opciones para el fichaje y registro según la empresa.
• Facilidad de uso para empleados y administradores.
• Capacidad para soportar grandes volúmenes de datos.
• Seguridad.
• Posibilidad de integración en herramientas propias.
• Precio.
• Posibilidad de contar con más servicios de recursos humanos.

En definitiva, es necesario conocer las opciones de diferentes marcas y elegir la que más se acomode, según las necesidades de cada empresa, para cumplir la nueva ley de control horario.