La implementación, gestión y almacenamiento del registro horario en las empresas es obligatorio desde 2019. Es evidente que la empresa debe cuidar su cumplimiento, pero pueden existir dudas sobre qué pasa si un trabajador se niega a fichar. Así como olvidarse del marcaje, hacerlo incorrectamente, u otros problemas que pudieran surgir por errores del empleado. Son cuestiones muy importantes, ya que pueden derivar en sanciones, tanto para la empresa, como para el trabajador.

Situación: un empleado se niega a fichar en el trabajo

Por desavenencias con la empresa, por desgana, o por simple olvido o despiste, puede que el empleado no fiche. Esto errores, voluntarios o involuntarios, cobran mucha importancia ya que la ley obliga a llevar un control horario a todas las empresas.

Son escenarios que la empresa debe evitar. Y es que, aunque en ciertos casos podría estar respaldada, se arriesga a importantes multas por control horario, que van desde los 70 hasta los 225.018 euros.

En el momento en que un trabajador no registra su jornada laboral, se entiende que la empresa no está cumpliendo con la ley. Aunque veremos que pueden existir excepciones. Más problemas habría cuando, incluso disponiendo de un sistema de fichaje, éste no sea el más completo y adecuado. Es decir, existiría el riesgo de una inspección de trabajo o incluso de una denuncia del propio trabajador.

¿Qué debe hacer la empresa si el trabajador no ficha?

La empresa que se encuentre en esta situación, deberá notificar al trabajador el incumplimiento y las posibles consecuencias. En caso de que la situación vuelva a producirse de manera reiterada, se hará uso de las sanciones por no fichar en el trabajo.

Empresa o empleado, ¿quién es el responsable?

La empresa está obligada a poner los medios necesarios para que el trabajador pueda registrar sus horas trabajadas. Y, para aventajarse ante un posible proceso judicial, conviene contar con sistemas de registro horario completo y con un correcto funcionamiento. Además, el Tribunal Superior de Cataluña, recordó en una sentencia que «existe tecnología suficiente para controlar la jornada de trabajo sin vulnerar el derecho a la intimidad». Si el sistema es arcaico y/o no se realiza un seguimiento para que se cumpla, es la empresa la que está en serio riesgo.

Sanciones por no fichar en el trabajo

Además de las posibles sanciones que pudiera sufrir la empresa, también existen para los empleados multas por no fichar en el trabajo. Estaríamos ante unas de la sanciones del Estatuto de los Trabajadores.

En el Artículo 58, dedicado a «faltas y sanciones de los trabajadores», se refleja que «los trabajadores podrán ser sancionados por la dirección de las empresas en virtud de incumplimientos laborales». Y, efectivamente, el no fichar podría considerarse como un incumplimiento laboral.

La graduación de las sanciones dependerá de las disposiciones legales y del convenio colectivo, pero en ningún caso podrán plasmarse en la reducción de las vacaciones o del descanso. Tampoco en multa de haber.

Otras faltas del empleado en el registro horario

La empresa no sólo tiene que preocuparse de que el empleado fiche en el trabajo. El registro horario deberá ser correcto y, simplemente, ceñirse a la realidad individual de cada trabajador.

• Suplantación en el registro horario. Es decir, no se podrá fichar por un compañero que llega más tarde, que se ha olvidado de hacerlo o que no acude a su puesto.
• Marcaje de horas de entrada y/o salida incorrectas. Debe ser registrada la hora exacta en que el trabajador inicia y finaliza sus jornadas. Además se recomienda que el registro sea lo más completo posible, reflejando también los descansos.

Soluciones para asegurar que el empleado fiche su horario

Pese a disponer de un buen sistema de control horario de trabajadores, puede suceder que éstos se olviden de fichar o que cometan algún otro error de manera voluntaria o involuntaria. Si el trabajador olvida fichar, habrá que pedirle que registre su jornada laboral lo antes posible. Y, para que esto no sea necesario, es posible automatizar la herramienta de fichaje que utilicemos, como con Control Laboral. De esta manera, podremos establecer un protocolo de alertas. Si algo no funciona o no se registra, el sistema avisará de la incidencia para poder resolverla.

Un sistema digitalizado de registro horario de trabajadores tiene muchas ventajas respecto al método manual. Y, reducir las posibilidades de errores, conlleva tranquilidad para las empresas. Todas las partes estarán informadas si se produce algún tipo de problema en el registro, y se garantiza la privacidad del trabajador. Además, será mucho más sencillo mantener el registro durante los 4 años que exige la ley.