La empresa debe tener un trato adecuado con sus empleados durante todo su ciclo allí, de principio a fin, incluso antes y después. Por ello, siempre hay que acordarse del «offboarding process». Éste, aunque pudiera parecer menos importante, puede suponer beneficios en presente y futuro.
El significado de offboarding process
El significado en español podría ser “proceso de salida”. Así, podríamos definir el offboarding como la gestión de la empresa para que la desvinculación de un empleado de ésta sea lo más cómoda y beneficiosa para ambas partes. Debiera darse tanto en salidas voluntarias por parte de los trabajadores, como en finalizaciones de contrato, o en jubilaciones.
Este proceso, suave y ordenado, debe servir al trabajador para abandonar su posición de forma más agradable, y a la empresa para poder trasladar responsabilidades de la manera más efectiva.
Offboarding checklist
Para saber cómo hacer el offboarding process es necesario comentar unos puntos que siempre deben tratarse. Vamos a ello:
1. Comunicación continua
Desde el primer momento, debe mantenerse un intercambio de información que va a beneficiar a ambas partes. Así se minimizarán las posibilidades de malentendidos y errores.
2. Notificación forma de salida
Para formalizar los trámites y oficializar la salida, es necesaria una comunicación formal. Independientemente del motivo y de quien sea el causante de la baja. Así, será necesaria una comunicación por escrito con una antelación de al menos 15 días, aunque podría variar según convenios.
3. Recabar tareas
Es necesario conocer al detalle todos los cometidos que tenía el empleado que va a salir para poder delegarlos. Así como los procedimientos y herramientas utilizadas.
4. Transferir responsabilidades
Conocidas todas esas tareas y maneras de resolverlas, hay que seleccionar a las personas que se van a encargar de ello y formarles en consonancia. Éstas pueden otorgarse dentro de la empresa o contratar nuevos empleados, por lo que habría que abrir un proceso de selección de personal.
5. Desactivar accesos
Los trabajadores tienen permisos de entrada a diferentes lugares, tanto físicos (instalaciones, salas, etc.), como virtuales con diferentes cuentas en plataformas y softwares. Éstos deben ser revocados.
6. Tramitación administrativa
Existen diferentes asuntos burocráticos que son necesarios cerrar, como aquellos relacionados con la seguridad social, las nóminas o el registro horario. Así como la gestión de datos de plantilla en la empresa.
7. Despedida y reconocimiento
Se ha de mostrar agradecimiento, en privado y en público. Al menos cuando la trayectoria ha sido satisfactoria. Podemos basarnos en un reconocimiento verbal o incluso añadir algo material.
8. Mantener una buena relación
Es posible conservar un cierto trato de cordialidad, aun en la distancia. Esto siempre es positivo, puede dar lugar a oportunidades, e incluso a un reencuentro profesional.
Beneficios del offboarding en la empresa
– Continuidad de los procesos: un correcto offboarding supondrá un traspaso de tareas de manera correcta y en el menor tiempo posible y esto, directamente, supondrá eficiencia y productividad en las empresas
– Cultura empresarial: se demostrará que la empresa valora y respeta a los empleados, consiguiendo que éstos consigan un bienestar en la empresa y trabajen de manera más cómoda y productiva.
– Retención de talento: ese bienestar de los empleados y la buena estima en la que tendrán a la empresa reducirá las posibilidades de que éstos quieran irse a otro lugar. Así evitarán costes materiales e inmateriales de nuevas contrataciones y se ganará productividad.
– Relaciones a futuro: el tiempo puede deparar una nueva relación laboral favorable para la empresa y para el antiguo trabajador. Sin una buena relación, no será posible volver a contar con él y con todos sus conocimientos profesionales y, sobre todo, con unos procesos de la organización ya asimilados que facilitarían una reincorporación.
Onboarding y offboarding
Ya hemos conocido el offboarding, y ahora vamos a aclarar lo que significa el onboarding, un concepto opuesto en el tiempo pero que pudiera confundirse. El onboarding es el proceso para facilitar la llegada de un nuevo empleado a la empresa.
De igual manera, tanto la gestión de la bienvenida como el proceso de desvinculación del trabajador, son sencillos de realizar. Y, además, los beneficios de realizarlo pueden ser muy importantes.
