Las empresas requieren de impulsos que les permitan continuar con sus cometidos de productividad y desarrollo económico. Es por ello que, aunque contribuyen enormemente a la Hacienda pública y a la Seguridad Social, existen casos donde es posible encontrar gastos deducibles. Veremos algunos ejemplos con importancia para muchos tipos de negocios.
¿Qué son los gastos deducibles?
Los gastos deducibles son aquellos que pueden restarse de los ingresos brutos para, así, ahorrar en las obligaciones fiscales. En definitiva, se trata de pagar menos impuestos por aquellos bienes y servicios que sirven como medio de crecimiento para las empresas y los autónomos.
Requisitos para aprovechar los gastos deducibles
Es imprescindible que toda actividad esté perfectamente plasmada y organizada, evitando así posibles problemas en caso de investigación. La administración pública hará una serie de comprobaciones:
- El gasto deducible debe estar vinculado con la actividad profesional que se desarrolle, y ser un medio para la obtención de ingresos.
- Tiene que existir factura legal con todos los detalles del gasto y su relación con un beneficio empresarial.
- Los gastos deberán estar correctamente listados y organizados en un registro de contabilidad.
Y, en definitiva, todo detalle será bienvenido para poder justificar gastos deducibles. Por lo que, en este sentido, conviene realizar pagos con tarjeta para que éstos estén en un medio más de justificación y consulta.
En otros casos, como los salarios, los seguros o las tasas municipales, hablaríamos de gastos deducibles sin factura, y que no requieren de una demostración y justificación especial.
9 gastos deducibles
Existen diferentes campos donde es posible encontrar gastos deducibles, como los gastos de explotación, los gastos de personal, de tributación, o servicios externos. Sin embargo, vamos a centrarnos en gastos concretos, sobre todo en los más habituales entre autónomos y empresas.
Además de ellos, es interesante analizar otros importantes gastos que pueden ser deducibles según las condiciones. Más adelante en el artículo lo vemos.
1 – Mobiliario de oficina
Es imprescindible para la mayoría de las empresas disponer de mesas, sillas o estanterías para poder desarrollar el trabajo. De la misma forma, hablaríamos de material para fábricas, comercios o cualquier actividad económica que requiera de ello.
2 – Formación de empleados
Es importante la adquisición de conocimientos para dominar más materias. Así como para reforzar aquellas ya presentes. Por ello, las empresas que decidan formar a sus trabajadores con cursos o similares, podrán deducir esos gastos.
3 – Softwares para la empresa
Cada vez más procesos de la empresa se llevan a cabo mediante softwares digitales. Son herramientas que sirven para ganar productividad en la empresa y, en algunos casos, son prácticamente indispensables por esa productividad o por cumplir con la legalidad, como se da con el registro horario.
4 – Equipo informático
Actualmente es difícil encontrar empresas, grandes o pequeñas, sin ordenadores o tablets. Independientemente de la naturaleza de la empresa, facilitan el trabajo y, por eso, son herramientas deducibles en prácticamente la totalidad de los casos.
5 – Programas informáticos
Existen ciertas aplicaciones que, ya sean de diseño, de edición, de administración, o de otro ámbito, son necesarias para muchas empresas. Un claro ejemplo podría ser el paquete Adobe para el mundo de la comunicación y la creación de contenido.
6 – Alquiler de locales
Pese al crecimiento imparable de los ecommerce, los locales son todavía muy necesarios para los negocios. Lo son para comercios, pero también para otras empresas donde, pese a no tener trato personal con clientes, requieren de esas instalaciones para desarrollar su actividad.
7 – Servicios legales
La contratación de servicios externos también puede ser deducible. Y puede que, en ocasiones, los servicios legales sean necesarios para la empresa. Por ejemplo, cuando se trata de buscar medidas para actuar bajo el marco de la legalidad.
8 – Agencias de publicidad
Otro de esos servicios externos habituales son los de la publicidad, el marketing y la comunicación. Servicios importantes para que las empresas puedan mejorar su reputación y aumentar las ventas.
9 – Libros
En ellos encontramos aquella documentación que pueda servir como guía para desarrollar las tareas o como formación para los trabajadores. Es importante recordar que el contenido de ellos tenga relación directa con la actividad profesional que se desarrolla.
Gastos no deducibles
No todos los gastos de la empresa son deducibles. Lo siguientes son algunos de los más importantes:
- Multas y sanciones
- Donaciones
- Gastos de personal residiendo en paraísos fiscales
- IVA soportado
Peculiaridades en gastos deducibles y no deducibles
Todos los gastos deducibles deben ser gastos razonables, necesarios para llevar a cabo la actividad empresarial, sin extravagancias, y estar justificados en cuanto a localización, fecha y hora. Y, siguiendo esta línea, existen categorías que son necesarias comentar, como las siguientes:
- Uniformes: podrían ser innecesarias marcas por encima de precio común.
- Comidas: hay que justificar el objetivo de la reunión en restaurante y el beneficio sacado de ella.
- Vehículos y transporte: conviene plasmar el logo para identificarlo como herramienta de empresa.
- Gastos telefónicos: debería distinguirse una línea telefónica de uso exclusivo para tareas de empresa.
Siempre será necesario identificar los motivos, las personas participantes y todos los detalles posibles en dicha transacción. Si el resultado es favorable, será posible aprovechar cierto ahorro pero, de lo contrario, la empresa podría ser acusada y sancionada con cantidades mucho mayores. Por ello, en muchas ocasiones, si existen dudas y/o si se trata de gastos deducibles de cantidades sin importancia, es mejor no arriesgarse.
Por lo tanto, saber tratar los gastos deducibles será otro punto de gestión importante en la empresa. Como pueden ser las labores de recursos humanos, de comercialización o de elección de herramientas para la empresa.
