Desde el año 2019, en España, toda empresa está obligada a llevar un control horario de los trabajadores. Es decir, un registro horario de los trabajadores que plasme todas las horas de trabajo realizadas: las horas convencionales, así como el control de horas extra. Tal y como dice el Real Decreto-ley 8/2019.
Es importante llevar a cabo ese ese control de horas trabajadas. De lo contrario, y en caso de una inspección de trabajo, las multas a las que las empresas se arriesgan ascienden hasta los 6.250 euros. Por ello los trabajadores siempre deberán fichar en el trabajo.
Esta obligación legal de atender un control horario de los empleados tiene un objetivo claro: evitar que existan horas extras sin remunerar. Ahora, con ese control de horas trabajadas, éstas quedarán plasmadas y el empleado tendrá un sistema legal para reclamar su cobro en caso de esta ausencia. Veamos cuáles son esos sistemas de registro horario.
¿Cómo hacer el control horario de los trabajadores?
Existen diferentes maneras de llevar el registro horario de los empleados. Desde los métodos más sencillos para fichar en el trabajo hasta los más completos, los cuales proporcionan un servicio integral de control horario. En todas ellas se puede hacer un resumen mensual que poder entregar a los empleados, almacenarse y dejar a disposición de una posible inspección. Empecemos por los métodos más simples.
- Papel y boli: su gran ventaja es el bajo coste, ya que basta con una plantilla impresa donde quede reflejados los nombres de los empleados, la hora de entrada y de salida, las fechas a registrar y una firma a bolígrafo por el trabajador. Este sistema es más difícil de manipular, pero precisamente por eso también es el que más sospechas puede crear. Además, los sistemas manuales siempre dan más opción al error.
- Plantilla Excel: no deja de ser un método manual, similar al formato anterior, pero con cierta automatización. Con una plantilla Excel de control de horas trabajadas, el programa calculará de manera instantánea tanto el número de horas convencionales realizadas como las horas extra. Para ello será necesario definir previamente el modelo de contrato laboral con sus horas convencionales a realizar.
Hardwares y softwares de registro horario
- Sistemas biomecánicos: Los más habituales suelen ser los de detectores de huella digital y los de reconocimiento facial. Aquí, evidentemente, es imposible ser suplantado. Para estos métodos se requiere de una máquina de fichaje conectada a un sistema que almacena cada registro horario de los trabajadores.
- Tarjetas o RFID: al igual que los métodos anteriores, no serían válidos para el teletrabajo. Requieren de una máquina de fichar que registra las entradas, las salidas y las pausas acercado un segundo dispositivo o mediante el escaneo de un código QR.
- Aplicaciones: es el sistema más versátil de control horario de empleados. Y podríamos decir que el mejor. Permite a los empleados fichar en el trabajo desde cualquier lugar a través del móvil. Además, con la app de control horario de Control Laboral, es posible enviar notificaciones, corregir jornadas preestablecidas, registrar días festivos, de vacaciones o de baja, y la creación de informes.
- Páginas web: este método es similar a los anteriores a diferencia de que aquí, para realizar el registro horario de los empleados, sería necesario acceder a una web. Ofrece seguridad, pero no las facilidades de poder realizarlo desde el teléfono móvil con la accesibilidad de una aplicación.
Como podemos comprobar, existen diferentes métodos para hacer el control horario de los trabajadores. Todos pueden ser válidos, pero el más beneficioso para la empresa será aquel que integre todos los procesos, evitando así una diversificación que pueda dar lugar a sobrecostes. Y, sobre todo, hay que prevenir que en el proceso se pierda información y que esto desemboque en una importante multa.
Sería muy interesante implantar un sistema de control horario que proporcione un método de fichaje que registre las horas de entrada y salida de los trabajadores, que almacene esos datos y que sea capaz de generar informes que tengan la máxima validez legal. Así ya podríamos centrarnos exclusivamente en el día y a día y en las tareas productivas de la empresa.
