Llevar el registro horario en la empresa es una obligación desde mayo de 2019. Las opciones para hacerlo son, o han sido, muy diferentes. Un fichador virtual no sólo parece la opción más óptima y adecuada para el fichaje de los trabajadores, sino que el gobierno va a decretar una ley con el objetivo de que sistemas de control horario digital sean los únicos válidos. A continuación vamos a ver las características de este tipo de fichaje, si existen inconvenientes, y las claves de la ley de registro horario que se avecina.
Ventajas de un fichador virtual
Métodos como el fichaje en papel para el registro horario van a quedar más que relegados en España. Sin embargo, un fichador virtual aportará a la empresa diferentes ventajas como las siguientes:
1. Control y gestión del tiempo
Los medios digitales permiten una total precisión para conocer la hora exacta de inicio y fin de cada turno y jornada. Esto además servirá para poder realizar mediciones en términos de productividad, y con ello optimizar los procesos y ganar rentabilidad en la empresa.
2. Adaptabilidad
Un fichador virtual facilita la tarea del registro de la jornada a todo tipo de trabajos y modalidades de empleo. Así, no es necesario limitarse a trabajadores en centros de trabajo de la empresa y, por ejemplo, se posibilita el teletrabajo.
3. Seguridad legal
No sólo es una tarea que debe realizarse en todas empresas, sino que además la nueva ley de registro horario de los trabajadores obligará a realizar un registro horario digital. Usar un método analógico será como no hacerlo. Con las importantes consecuencias legales y económicas que eso supone.
4. Comodidad
La instalación de un fichaje virtual permitirá despreocuparse de cualquier tarea diaria relacionada con el registro. Los trabajadores registran sus jornadas de manera independiente. Además, estos sistemas suelen contar con un registro horario integral que se encarga de generar todos los informes de horas que se requieren en una inspección de trabajo.
5. Ahorro en costes
La eficiencia no sólo se aprecia en aquellos gastos relacionados puramente con el material y espacio necesario para todo el proceso de recabar los registros y conservarlos correctamente. La tarea del registro horario queda automatizada, sin necesidad de emplear recursos de personal.
¿Y existen inconvenientes?
Podrían existir ciertas desventajas, relacionadas principalmente con la adaptación a los procesos y la dependencia tecnológica. Todo cambio puede suponer un reto tanto para la empresa como para los trabajadores e, inicialmente, podría apreciarse cierta complejidad al pasar de hacer un registro horario en papel a hacerlo con un fichador virtual. Además, quizás puedan existir empleados reacios a las nuevas tecnologías, con quien haya que aplicar más esfuerzos si esas herramientas digitales no les son sencillas de dominar.
Incluso en algunas ocasiones la dependencia de las tecnologías puede suponer cierto riesgo. Es necesario contar con softwares de confianza que no den fallos. Así como una buena estructura de red en caso de necesitar de ella.
Pero como comentamos, además de que las ventajas sean más que los inconvenientes, próximamente realizar un control horario digital será obligatorio.
¿Cuándo será obligatorio un fichador virtual en las empresas?
Muchas empresas ya se han adaptado por las ventajas de la digitalización pero, quienes no lo hayan hecho, tienen que ir adaptándose. Aunque inicialmente la nueva ley de control horario iba a ser una medida vinculada a la reducción de jornada, desde el Ministerio de Trabajo y Economía Social ya ha anunciado que ambas normas irán por separado. De hecho, la obligatoriedad registrar las jornadas con un fichador virtual podrá aprobarse por decreto ley y entrar en vigor en 2025, de manera más ágil, sin la aprobación en el Congreso de los Diputados.
Proveedores de un fichador virtual
Existen diferentes empresas que proporcionan un sistema de registro horario de los trabajadores. Con diferentes opciones, que podrían adaptarse a las necesidades de la empresa. Conviene estudiar todas las posibilidades y elegir la más correcta según las características que se buscan. Y no demorar la implementación de este servicio, ya que se espera que en los próximos meses será obligatorio contar con un fichador virtual.