Todo sobre el registro horario digital obligatorio que se aprobará por decreto

El registro horario es obligatorio en todas las empresas, una exigencia legal en España. Hasta ahora podía cumplirse en algunos casos con hojas de cálculo o plantillas en papel, pero pronto dejarán de ser métodos válidos. Hablaríamos ya del registro horario digital obligatorio, una normativa que supondrá un cambio importante en la forma en que las empresas y los departamentos de recursos humanos gestionen esta tarea. Si no cuenten con un programa de control horario digital adecuado, deberán adaptarse.

Este control horario digital obligatorio podría llegar mucho antes de lo previsto. Aunque hasta ahora parecía vinculado a la futura reducción de la jornada a 37,5 horas semanales, el propio Ministerio de Trabajo ha confirmado que no necesita aprobación parlamentaria para endurecer el control horario. Puede hacerlo mediante un real decreto, y en cualquier momento.

En este artículo, vamos a ver por qué es obligatorio el control horario, cómo debe aplicarse correctamente en 2025 y qué métodos están a punto de prohibirse. Todo lo necesario para las empresas que necesitan adaptarse y para aquellas que, habiéndose adaptado, necesiten comprobar si su práctica es realmente correcta.

¿Por qué el registro horario es obligatorio?

Desde mayo de 2019, el Estatuto de los Trabajadores exige a todas las empresas que mantengan un registro de la jornada laboral de sus empleados. Esta medida tiene como objetivo principal garantizar el control de las horas efectivas trabajadas, asegurar los descansos y velar por el cumplimiento de las condiciones laborales.

Los puntos clave que establecía la normativa son:

• Las empresas deben registrar la hora de entrada y de salida de cada trabajador.
• El sistema debe permitir guardar los registros durante al menos cuatro años.
• Los datos deben estar disponibles en cualquier momento para una inspección de trabajo.
• Aplica a todo tipo de empresas, sin importar su tamaño o sector.

El nuevo registro horario digital obligatorio será un decreto

Desde inicios de 2024, el Ministerio de Trabajo, representado por Yolanda Díaz, trabaja con los agentes sociales para conseguir una reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales. A esa reducción iban asociadas otras medias como el registro horario digital y la desconexión digital. Ahora, esa vinculación no existe, y todo lo relacionado con el registro de jornada se acelera para su aprobación.

El Ministerio de Trabajo confirma que puede aprobar por decreto la digitalización del registro horario

La cuenta atrás ha comenzado: el registro de jornada digital será obligatorio, y puede serlo en cuestión de semanas. Estar preparado ya no es una ventaja competitiva: es una necesidad legal.

El ejecutivo ha afirmado que el registro horario digital no está supeditado a la aprobación de la reducción de jornada, y que sacará adelante la nueva normativa a través de un decreto de manera inmediata. Lo hará así, de manera unilateral, ya que la modificación del control horario no requiere de aprobación parlamentaria.

Principales motivos del nuevo registro horario

• Respeto el descanso: los contratos contemplan unas horas de trabajo que no siempre se cumplen.
• Remuneración de las horas extras: datos afirman que el 50% no son recompensadas.

Ante esta realidad, el Ministerio de Trabajo planea actuar con contundencia, adelantando una de las medidas más relevantes de la futura reforma: la obligatoriedad de registrar la jornada de forma digital, segura e inalterable.

¿Qué incluirá este decreto?

Aunque aún no se ha publicado oficialmente el texto normativo, la ministra Yolanda Díaz ha adelantado algunas de las claves del real decreto:

• El registro de jornada deberá ser digital, personal y no manipulable.
• Se permitirá el acceso inmediato y remoto por parte de la persona trabajadora, su representación legal y la Inspección de Trabajo.
• El sistema deberá distinguir claramente entre horas ordinarias y extraordinarias.
• Las sanciones se endurecerán, pasando a ser por cada trabajador afectado y no por empresa.

En otras palabras, el objetivo es garantizar la trazabilidad de la jornada laboral y eliminar prácticas irregulares, como fichajes masivos, firmas en papel u hojas de Excel manipulables.

¿Cómo cumplir el registro horario digital obligatorio?

Hasta ahora, muchas empresas han optado por sistemas básicos, como las citadas plantillas en Excel o registros en papel, por comodidad o desconocimiento. Sin embargo, estos métodos ya son cuestionables y, en breve, dejarán de estar permitidos por completo.

Para cumplir con las obligaciones del registro horario es necesario conocer qué métodos dejarán de ser válidos y qué soluciones podrán utilizarse sin riesgo alguno de sanción.

El mensaje es claro: las empresas que aún no cuentan con un sistema de control horario digital deben dar el paso cuanto antes. No solo para evitar sanciones, sino para garantizar un cumplimiento pleno y trazable de la normativa.

Métodos que dejarán de estar permitidos

Los siguientes sistemas, aunque pueden estar usándose en algunas empresas, no son recomendables y pronto podrían ser sancionables en todos los casos:

– Hojas en papel: fácilmente manipulables, poco fiables y sin trazabilidad.

– Excel o sistemas no validados: permiten edición posterior y no cumplen con la exigencia de integridad.

– Sistemas biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial, etc.): aunque populares, recogen datos personales especialmente sensibles y la Unión Europea ha restringido su uso por considerarlos un riesgo para la privacidad y la seguridad.

Soluciones para el registro horario en 2025

La mejor forma de cumplir con la normativa es optar por una solución digital adaptada a las necesidades de cada empresa. No todas trabajan igual, y son recomendables sistemas flexibles, eficaces, que aportan control y, por supuesto, seguros y legalmente válidos. Algunas herramientas digitales recomendadas, que ofrecen varias opciones de fichaje y registro horario, para adaptarse a diferentes tipos de trabajadores, jornadas y empresas, son:

– App control horario: ideal además para plantillas que trabajan en movilidad y en teletrabajo.

– Control horario por WhatsApp y Telegram: una herramienta cotidiana para facilitar el fichaje

– Máquina física en oficina o fábrica: perfecta para puestos presenciales

– Enlace por correo electrónico: útil en entornos administrativos o híbridos.

Características de herramientas válidas para cumplir con el registro horario obligatorio

Las plataformas de registro horario deben ofrecer:

• Configuración personalizada de horarios y turnos.
• Control de pausas, jornadas parciales y teletrabajo.
• Paneles para RRHH y managers con datos en tiempo real.
• Informes automáticos y registros seguros sin posibilidad de manipulación.

Además, todas estas opciones deben integrarse en un sistema centralizado que permita exportar, consultar y auditar los datos fácilmente ante cualquier inspección.

¿Cuándo se aprobará el registro horario digital obligatorio?

Aquí está el punto clave: al tratarse de un real decreto, el Gobierno puede aprobarlo en cualquier Consejo de Ministros, sin necesidad de debatirlo en el Congreso.

Esto significa que, si la tramitación parlamentaria de la jornada de 37,5 horas se retrasa, el Ejecutivo puede activar el cambio del sistema de registro horario de manera inmediata. Y todo apunta a que lo hará, dado que el control de las horas extra es una prioridad política y sindical compartida.

Ventajas del registro horario digital frente a otros métodos

Adoptar una solución digital no es solo cumplir con la normativa: es también una oportunidad de mejorar la eficiencia y la gestión del tiempo laboral. Entre sus ventajas destacan:

• Cumplimiento legal automatizado y seguro.
• Reducción de errores humanos y fraudes.
• Información accesible en tiempo real.
• Integración con otras tareas de recursos humanos
• Facilita el teletrabajo y la flexibilidad laboral.
• Protección de datos conforme al RGPD.

En definitiva, pasar al registro horario digital es también una mejora de procesos internos que aporta valor a la organización.

¿Qué pasa si una empresa no cumple con el registro horario obligatorio?

No registrar correctamente la jornada laboral puede tener consecuencias graves para la empresa. Las infracciones detectadas por la Inspección de Trabajo pueden acarrear:

• Multas de hasta 10.000 euros por cada incumplimiento.
• Sanciones por manipulación o falsedad en los registros.
• Posibles litigios laborales en caso de reclamaciones por horas extra no registradas.
• Impacto en la reputación interna y externa de la empresa.

La tendencia normativa apunta a un mayor control y sanción, especialmente sobre aquellos métodos considerados no válidos o poco seguros. El registro horario obligatorio evoluciona hacia un nuevo escenario donde ya no será suficiente cumplir, será necesario hacerlo digitalmente, de forma trazable y segura. Las empresas que aún utilizan métodos tradicionales tienen ante sí la oportunidad de adaptarse con soluciones fiables, configurables y pensadas para cada modelo de trabajo.

Contar con una herramienta digital que facilite el fichaje, asegure el cumplimiento legal y mejore la gestión del tiempo, ya no es una ventaja competitiva, es una necesidad.

El control horario digital es un asunto sobre el que no existen dudas. No serán válidos los métodos analógicos ni aquellos biométricos que vulneren la privacidad de los empleados. Así, aunque muchos ya contaban con un sistema digital, se aplicará una nueva ley de registro horario que no permitirá otra opción a las empresas.

Probar método válido de registro horario digital

Desde Control Laboral ofrecemos una solución 100% digital, validada y actualizada que ya cumple con los requisitos anunciados por el Ministerio:

• Registro desde app, web o terminal.
• Datos inalterables.
• Accesos individuales y trazabilidad total.
• Informes en tiempo real para auditorías o inspecciones

Y, para conocerlo, es posible probar con un registro horario digital gratis en un periodo de prueba.