La normativa laboral en España da un paso más. El registro horario de los trabajadores, que ya era obligatorio desde 2019, evoluciona hacia un formato 100% digital. Esto marcará un antes y un después para muchas empresas, especialmente aquellas que aún usan métodos en papel o plantillas de Excel. En este artículo te explicamos qué es el nuevo registro horario, cómo se diferencia del anterior y qué deberían tener en cuenta las empresas para cumplir la ley sin riesgos ni complicaciones.
La nueva ley de registro horario
El control horario de los trabajadores lleva siendo obligatorio en España desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, pero hasta ahora no existía una norma tan clara y exigente. La ley permitía cierta flexibilidad en el método del registro horario, y muchas empresas optaban por algunos tradicionales. Esta situación está cerca de cambiar.
La nueva ley de control horario establecerá que el sistema de control horario deba ser digital y más completo. Ya no bastará con demostrar que se registran las horas trabajadas, ahora será necesario hacerlo a través de un sistema que garantice la integridad, trazabilidad y accesibilidad de esos datos.
Este nuevo marco normativo responde a varios objetivos clave:
- Reforzar el control de la jornada laboral y reducir fraudes o manipulaciones.
- Facilitar las inspecciones de trabajo, mediante el acceso telemático a los registros.
- Unificar criterios para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector.
Con este cambio, el nuevo registro horario laboral se convierte en una pieza clave dentro del proceso de digitalización del entorno laboral, y obligará a muchas empresas a actualizar sus sistemas si no quieren exponerse a sanciones.
El nuevo registro horario
¿Qué es el nuevo registro horario digital?
El nuevo registro horario laboral establece que las empresas deberán llevar un sistema digital seguro, trazable y accesible en remoto por Inspección de Trabajo. Este cambio responde a una necesidad creciente de mejorar la transparencia, prevenir fraudes y proteger los datos personales.
Los principales requisitos del nuevo sistema son:
- Formato exclusivamente digital
- Disponibilidad en tiempo real
- Acceso telemático para Inspección de Trabajo
- Protección frente a manipulaciones
- Trazabilidad de cada registro
- Almacenamiento seguro durante cuatro años
Métodos permitidos
- App de control horario
- Máquinas de fichar (lectores de tarjetas, código QR, PIN, etc.)
- Enlaces seguros por correo electrónico con trazabilidad
- Registro Telefónico
- Control horario por WhatsApp y Telegram
El antiguo registro horario
Hasta ahora, muchas empresas han cumplido con la ley utilizando métodos manuales o semimanuales. Aunque eran legales, estos sistemas presentaban varios problemas:
- Posible formato analógico
- Disponibilidad en tiempo real
- Sin acceso telemático
- Fácil manipulación de datos
- Falta de trazabilidad
- Almacenamiento poco seguro durante cuatro años
Métodos que podían ser válidos:
- Hojas en papel
- Plantillas de Excel
- Sistemas con firma manuscrita
- Control horario basado en cámaras o accesos
A pesar de su legalidad, Inspección de Trabajo ya venía desaconsejando algunos de estos métodos, especialmente cuando no se garantizaba la integridad del registro.
¿Cuándo entra en vigor el nuevo registro horario?
Aunque todavía no se ha publicado en el BOE una fecha definitiva, todo apunta a que el nuevo registro horario obligatorio entrará en vigor a lo largo de 2025. Para el Gobierno este cambio en una prioridad y ha ido completando los pasos necesarios. Se realizó el periodo de reuniones con sindicatos y patronal, se dio forma a la ley y esta fue aprobada en el Consejo de Ministros. Ahora solo falta que sea ratificada en el Congreso de los Diputados.
Las empresas deben estar preparadas para adoptar un sistema de registro horario digital que cumpla con los requisitos que impondrá esta nueva normativa. Lo más probable es que se establezca un plazo de adaptación desde su publicación oficial, como ha ocurrido en ocasiones anteriores. Sin embargo, ese periodo será limitado, y conviene no dejarlo para el último momento.
Además, si una empresa continúa utilizando métodos tradicionales como el papel o archivos Excel una vez la ley esté en vigor, se enfrentará a posibles sanciones por incumplimiento, ya que estos sistemas dejarán de considerarse válidos.
Una adaptación necesaria
Por tanto, la recomendación general es anticiparse y comenzar cuanto antes la transición hacia un sistema digital seguro, fiable y conforme con los criterios exigidos por Inspección de Trabajo.
La transición al nuevo registro horario digital no es solo una cuestión legal, sino también una oportunidad para modernizar la gestión del tiempo y los recursos humanos. Quienes sigan utilizando registros en papel o sistemas no digitales corren el riesgo de sanciones, pero también de perder eficacia y control.
Ahora que la digitalización será obligatoria, es el momento ideal para dar el paso con una solución fiable, segura y preparada para el futuro. Las empresas que se anticipen, tendrán ventaja.
¿Cómo adaptarse al nuevo registro horario digital?
Implementar un sistema válido y eficiente no tiene por qué ser complicado. Una buena herramienta debe ofrecer:
- Configuración flexible de horarios, turnos y descansos.
- Diferentes métodos de fichaje (app, máquina, enlace…).
- Cumplimiento legal garantizado.
- Informes exportables para auditorías.
- Seguridad en el tratamiento de los datos.
- Capacidad y adaptación para diferentes tamaños de empresas.
Una solución bien diseñada puede incluso mejorar la productividad, simplificar tareas administrativas y reducir conflictos laborales.