Desde el 12 de mayo del 2019, que se puso en marcha la ley de registro horario, es conocido que es obligatorio realizar el control horario obligatorio. Pero puede que alguna empresa todavía no lo haya puesto en marcha. O que lo haya hecho de manera incorrecta. Y es que podemos encontrarnos con algunos casos en los que la implantación del registro horario es más complicada, ya sea por una estructuración compleja de los puestos de trabajo, por tener en plantilla empleados en movilidad, o que desarrollen sus labores en diferentes puntos geográficos, por disponer de turnos especiales, etc.
¿Qué ocurre en estos casos? ¿Existe un modelo oficial? ¿Se han establecido métodos de registro de horas? Lo cierto es que no existe un sistema de control horario establecido, aunque es cierto que el Ministerio de Trabajo publicó una guía sobre los registros horarios donde podemos consultar los detalles de la normativa.
A continuación, te hablamos de los cinco pasos que tienes que dar para que implantar el registro de jornada laboral sea mucho más sencillo. Y, sobre todo, que puedas tener una idea estratégica, y hacerlo de la mejor manera según las necesidades logísticas de la empresa.
1. Crear un esquema de departamentos y analizar
Es aconsejable esquematizar mediante un boceto, principalmente si contamos con empleados con condiciones diferentes a la hora de realizar su jornada laboral. Como por ejemplo, empleados en una oficina con horarios más o menos continuos, y un equipo de trabajo que realice su jornada en movilidad constante, en diferentes puntos geográficos y que, en definitiva, no suelan asistir al centro de trabajo donde se ubicaría el sistema de registro horario.
Lo mejor sería, en cualquiera de los casos, esquematizar los diferentes departamentos de la empresa, y comprobar si podemos unificar el registro con una máquina de fichar física para todos, o debemos establecer un método en el cual se centralicen las horas registradas, tanto de los empleados en movilidad como de los empleados que se encuentran en una oficina o centro de trabajo.
Una manera de esquematizar esto sería como el ejemplo que adjuntamos a continuación, donde podemos ver los departamentos de la empresa, y las peculiaridades de la jornada laboral y lugar de trabajo:
2. Analizar el método de registro más adecuado
Una vez esquematizados los departamentos, debemos pensar en las diferentes maneras de fichar en el trabajo disponibles. Y es que, actualmente, se pueden realizar los registros horarios desde múltiples dispositivos. Estas son algunas soluciones de registro:
- Máquina de fichar. Puede ser biométrica pero, por razones sanitarias, pueden ser más aconsejables los métodos por sistema de fichaje QR o RFID.
- APP control horario. La app de registro horario permite cumplir la ley a cualquier tipo de empleado, ya se encuentre en una ubicación o en movilidad constante.
- Registro horario telefónico. Otro método telemático. Permite registrar la jornada con simplemente una llamada. Además nos permitirá establecer que el registro se realice desde uno o varios números predefinidos por el Admin de la empresa encargado de los registros horarios.
- Otra opción es el fichaje de horas mediante una tablet en el centro de trabajo, donde conviene contar con una app de control horario.
- Registro email. Existen otros métodos que permiten realizar un registro diario, notificado al mismo tiempo por email, para que de este modo siempre nos llegue el aviso y no se nos olvide. Muy aconsejable para personal de oficina.
3. Buscar una herramienta que cumpla todas las necesidades
Cuando nos decantemos por una de las herramientas, debemos valorar que debe cumplir los requisitos logísticos de la empresa. En ningún caso es aconsejable utilizar sistemas distintos para cada departamento. Lo mejor es unificar procesos mediante una herramienta que cuente con diferentes soluciones de registro, pero que estén gestionados desde un mismo sistema.
4. Comunicar el registro a los empleados
Una vez hayamos estudiado la mejor opción, es aconsejable comunicar a un grupo de empleados el método escogido, y que sean también ellos los que nos puedan asesorar de los posibles problemas que puedan tener al realizar el registro. En definitiva, son ellos quienes lo usaran diariamente.
Es por este motivo por el que lo ideal es decantarnos por un sistema de registro horario laboral sencillo, que en apenas unos segundos permita registrar la jornada. Pero sin quitar demasiado tiempo al empleado y que, además, cuente con notificaciones de aviso, para que el empleado nunca se olvide de fichar en el trabajo.
5. Implantar el método en cada departamento
Conviene, antes de implantar el método, lanzar un comunicado, donde se describa el método de registro de la jornada laboral escogido. De este modo, los trabajadores estarán menos desconcertados, sabrán las pautas a realizar para registrar la jornada y sentirán que la empresa se preocupa por ellos.
Control laboral es un sistema de registro horario legal para empresas, que cuenta con múltiples soluciones de registro horario, diseñados para cubrir las necesidades logísticas de cada empresa.
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