El control horario está cada vez más cerca de no ser una opción, sino una obligación legal que afecta a todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector. Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, las empresas deben registrar la jornada laboral de sus trabajadores de forma diaria, precisa y accesible. Sin embargo, aún es frecuente encontrar errores que, aunque pueden parecer menores, pueden suponer un incumplimiento normativo y exponer a la empresa a sanciones o conflictos laborales.
Identificar estos errores es el primer paso para poder corregirlos y asegurarse de que el sistema de registro horario cumple su función: proteger a la empresa y garantizar los derechos laborales.
Errores comunes al realizar el control horario
A pesar de que muchas empresas ya han implantado un sistema de registro horario, no siempre se está utilizando de forma correcta o conforme a lo que exige la nueva ley con de control horario de los trabajadores. En el día a día es fácil caer en prácticas que, aunque parezcan inofensivas, pueden comprometer el cumplimiento legal y dejar a la empresa expuesta ante una posible inspección. Estos son algunos de los errores más habituales que seguimos detectando y que es importante revisar cuanto antes.
1. Solo realizan el registro de jornada los trabajadores presenciales
Una práctica muy común —y peligrosa desde el punto de vista legal— es restringir el registro de jornada únicamente a los empleados que acuden físicamente al centro de trabajo. En entornos híbridos o de teletrabajo, esta omisión deja a la empresa en una situación de claro incumplimiento normativo. El registro horario es obligatorio para toda la plantilla, sin excepción. No disponer de un sistema de fichaje accesible desde cualquier lugar es un riesgo peligroso.
2. Confundir el control horario con el fichaje
El control horario no es simplemente marcar la entrada y salida. Debe reflejar de forma completa la jornada laboral de cada trabajador: inicio, pausas, finalización, posibles horas extra y particularidades del día a día. Un sistema que solo se limita a «fichar» no cumple con la normativa de forma completa, pudiendo derivar en sanciones si se detecta irregularidades en la jornada laboral.
3. Perdidas de los registros de hace 3 años
La ley obliga a conservar los registros de jornada durante al menos 4 años. Sin embargo, muchas empresas no tienen un sistema centralizado ni un archivo fiable. Perder esa información o no poder acceder a ella rápidamente ante una inspección puede conllevar una sanción directa. Una herramienta de control horario con trazabilidad y almacenamiento automático elimina este problema de raíz.
4. Se sigue utilizando papel o Excel sin respaldo digital
Aunque parezca una solución rápida y económica, registrar la jornada en papel o Excel no garantiza ni la trazabilidad ni la conservación legal exigida. Además, estos formatos son fácilmente manipulables. Las herramientas manuales no cumplen con los requisitos de seguridad ni ofrecen garantías frente a la Inspección de Trabajo. El paso a un control horario digital es esencial para proteger a la empresa.
5. Los informes mensuales no se firman ni validan
Generar informes de jornada sin firmarlos o sin obtener la validación del trabajador puede restar valor a esos registros. La firma mensual es un mecanismo que refuerza la fiabilidad del sistema y permite acreditar el cumplimiento ante cualquier revisión. La ausencia de esta validación puede convertirse en una debilidad jurídica para la empresa.
Ejemplos reales que siguen ocurriendo
Estos errores no son excepcionales: los podemos ver cada día en asesorías, pymes, empresas de todos los sectores. Por ejemplo:
-
Un comercial que nunca ficha porque “trabaja en la calle”.
-
Una empresa que cambia de gestoría y pierde todos los registros anteriores.
-
Plantillas que desconocen cómo deben fichar desde casa o en movilidad.
-
Sistemas que permiten modificar registros sin control ni trazabilidad.
Todo ello pone en riesgo no solo el cumplimiento legal, sino la seguridad jurídica de la empresa ante cualquier reclamación o inspección.
¿Qué consecuencias pueden tener estos errores?
Descuidar el registro horario no solo implica un fallo administrativo: puede tener un impacto directo en la estabilidad económica, jurídica y reputacional de la empresa. Muchos de los errores que comentábamos antes acaban saliendo a la luz cuando menos se espera: una inspección, una baja laboral, una reclamación salarial o una consulta de un representante legal. Las consecuencias pueden ser serias y difíciles de revertir:
- Sanciones económicas de hasta 7.500 € por parte de la Inspección de Trabajo, por cada trabajador.
- Conflictos laborales si no hay claridad en los registros.
- Reclamaciones salariales por horas extra no abonadas o mal registradas.
- Pérdida de confianza de la plantilla o de clientes en sectores regulados.
¿Cómo solucionarlo?
- Implantando un sistema digital, seguro y accesible. Que permita fichar desde una app de control horario u otro sistema válido en cualquier dispositivo, con control de pausas y validación mensual.
- Automatizando informes y firmas electrónicas. Para tener constancia clara y legal del cumplimiento de jornada.
- Formando al equipo. Asegurando que toda la plantilla conoce cómo y cuándo debe registrar su jornada.
- Asegurando la trazabilidad y conservación de datos. Para estar preparados ante cualquier inspección.
Un buen sistema de control horario no solo evita errores, sino que mejora la gestión interna y la transparencia en la empresa.