El registro horario es obligatorio en todas las empresas, una exigencia legal en España. Hasta ahora podía cumplirse en algunos casos con hojas de cálculo o plantillas en papel, pero pronto dejarán de ser métodos válidos. Hablaríamos ya del registro horario digital obligatorio, una normativa que supondrá un cambio importante en la forma en que las empresas y los departamentos de recursos humanos gestionen esta tarea. Si no cuenten con un programa de control horario adecuado, deberán adaptarse.
En este artículo, vamos a ver por qué es obligatorio el control horario, cómo debe aplicarse correctamente y qué métodos están a punto de prohibirse. Todo lo necesario para las empresas que necesitan adaptarse y para aquellas que, habiéndose adaptado, necesiten comprobar si su práctica es realmente correcta.
¿Por qué el registro horario es obligatorio?
Desde mayo de 2019, el Estatuto de los Trabajadores exige a todas las empresas que mantengan un registro de la jornada laboral de sus empleados. Esta medida tiene como objetivo principal garantizar el control de las horas efectivas trabajadas, asegurar los descansos y velar por el cumplimiento de las condiciones laborales.
Los puntos clave que establece la normativa son:
- Las empresas deben registrar la hora de entrada y de salida de cada trabajador.
- El sistema debe permitir guardar los registros durante al menos cuatro años.
- Los datos deben estar disponibles en cualquier momento para una inspección de trabajo.
- Aplica a todo tipo de empresas, sin importar su tamaño o sector.
¿Cómo cumplir con la obligatoriedad del registro horario?
Hasta ahora, muchas empresas han optado por sistemas básicos, como plantillas en Excel o registros en papel, por comodidad o desconocimiento. Sin embargo, estos métodos ya son cuestionables y, en breve, dejarán de estar permitidos por completo.
Para cumplir con las obligaciones del registro horario es necesario conocer qué métodos dejarán de ser válidos y qué soluciones podrán utilizarse sin riesgo alguno de sanción.
Métodos que dejarán de estar permitidos
Los siguientes sistemas, aunque pueden estar usándose en algunas empresas, no son recomendables y pronto podrían ser sancionables en todos los casos:
– Hojas en papel: fácilmente manipulables, poco fiables y sin trazabilidad.
– Excel o sistemas no validados: permiten edición posterior y no cumplen con la exigencia de integridad.
– Sistemas biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial, etc.): aunque populares, recogen datos personales especialmente sensibles y la Unión Europea ha restringido su uso por considerarlos un riesgo para la privacidad y la seguridad.
Soluciones para el registro horario en 2025
La mejor forma de cumplir con la normativa es optar por una solución digital adaptada a las necesidades de cada empresa. No todas trabajan igual, y son recomendables sistemas flexibles, eficaces, que aportan control y, por supuesto, seguros y legalmente válidos. Algunas herramientas digitales recomendadas, que ofrecen varias opciones de fichaje y registro horario, para adaptarse a diferentes tipos de trabajadores, jornadas y empresas, son:
– App control horario: ideal además para plantillas que trabajan en movilidad y en teletrabajo.
– Control horario por WhatsApp y Telegram: una herramienta cotidiana para facilitar el fichaje
– Máquina física en oficina o fábrica: perfecta para puestos presenciales
– Enlace por correo electrónico: útil en entornos administrativos o híbridos.
Características de herramientas válidas para cumplir con el registro horario obligatorio
Las plataformas de registro horario deben ofrecer:
- Configuración personalizada de horarios y turnos.
- Control de pausas, jornadas parciales y teletrabajo.
- Paneles para RRHH y managers con datos en tiempo real.
- Informes automáticos y registros seguros sin posibilidad de manipulación.
Además, todas estas opciones deben integrarse en un sistema centralizado que permita exportar, consultar y auditar los datos fácilmente ante cualquier inspección.
Ventajas del registro horario digital frente a otros métodos
Adoptar una solución digital no es solo cumplir con la normativa: es también una oportunidad de mejorar la eficiencia y la gestión del tiempo laboral. Entre sus ventajas destacan:
- Cumplimiento legal automatizado y seguro.
- Reducción de errores humanos y fraudes.
- Información accesible en tiempo real.
- Integración con otras tareas de recursos humanos
- Facilita el teletrabajo y la flexibilidad laboral.
- Protección de datos conforme al RGPD.
En definitiva, pasar al registro horario digital es también una mejora de procesos internos que aporta valor a la organización.
¿Qué pasa si una empresa no cumple con el registro horario obligatorio?
No registrar correctamente la jornada laboral puede tener consecuencias graves para la empresa. Las infracciones detectadas por la Inspección de Trabajo pueden acarrear:
- Multas de hasta 10.000 euros por cada incumplimiento.
- Sanciones por manipulación o falsedad en los registros.
- Posibles litigios laborales en caso de reclamaciones por horas extra no registradas.
- Impacto en la reputación interna y externa de la empresa.
La tendencia normativa apunta a un mayor control y sanción, especialmente sobre aquellos métodos considerados no válidos o poco seguros. El registro horario obligatorio evoluciona hacia un nuevo escenario donde ya no será suficiente cumplir: habrá que hacerlo digitalmente, de forma trazable y segura. Las empresas que aún utilizan métodos tradicionales tienen ante sí la oportunidad de adaptarse con soluciones fiables, configurables y pensadas para cada modelo de trabajo.
Contar con una herramienta digital que facilite el fichaje, asegure el cumplimiento legal y mejore la gestión del tiempo, ya no es una ventaja competitiva, es una necesidad.