La aprobación del nuevo registro horario digital esa una prioridad para el Ministerio de Trabajo y Economía Social. Así lo demuestra el real decreto del que van a hacer uso, una medida para que, de manera ágil, sea pronto una realidad. Será una obligación para todas las empresas. A continuación, vamos a explicar el contexto de este real decreto y todo lo que deben saber las empresas para cumplir con él.
El contexto del real decreto ley sobre el registro horario digital
La nueva normativa sobre el control horario estaba, inicialmente, vinculada a la reducción horaria, tal y como venimos informando en este blog sobre las últimas novedades de la reducción de jornada. Tras su fracaso en la votación parlamentaria, el Gobierno ha desligado ambas normas para no tener que someter a votación el nuevo registro de jornada y que pueda entrar en vigor de manera fugaz.
El Gobierno aprobó la vía urgente, y puso a disposición, durante el mes de octubre cumpliendo con lo establecido, el borrador en trámite de audiencia pública. Estuvo a disposición en los canales oficiales del Estado para su consulta y posibles alegaciones. Ese borrador servirá de referencia para poder dar respuestas en este artículo acerca del nuevo control horario.
Preguntas y respuestas del nuevo registro horario digital
Las compañías deben adaptarse y, para saber cómo hacerlo, deben tener muy claras unas series de informaciones. Algunas de ellas ya eran una realidad entre las obligaciones de las empresas y otras, como detallan ABC y otros medios, habrá que añadirlas.
¿Cómo va a ser el nuevo registro horario?
El nuevo registro de jornada tendrá que ser mediante un sistema digital, accesible e inalterable, que además cumpla otra serie de requisitos que vamos a detallar seguidamente. No servirán métodos analógicos.
¿Que sistemas serán válidos para el registro horario?
Hablamos de métodos como:
- App control horario
- Sistema en WhatsApp o Telegram
- Máquina de fichar
- Registro por llamada
- Sistema en escritorio
- Fichaje por llamada
¿Cómo hay que poner en disposición los registros?
Además de en el centro de trabajo, los trabajadores y sus representantes e Inspección de Trabajo deben poder consultar a ese registro de manera instantánea y desde cualquier lugar a través de un sistema digital. Y todos los trabajadores, no solo aquellos con contrato parcial, tienen que recibir una copia del registro mensual junto a la nómina.
¿Cómo deben ser esos datos?
Los datos del registro de la jornada deben ser tratables y legibles, de tal forma que puedan ser exportados en diferentes formatos para que esta información pueda ser cruzada con otros archivos y datos.
¿Cómo registrar las horas extras y complementarias?
Además de su obligación de ser registradas, hay que indicar si van a ser compensadas con descanso o abonarse en la nómina.
¿Cómo deben reflejarse las horas extras y las horas complementarias?
Debe quedar claramente indicado el número horas trabajadas al día y un sumatorio final al final de mes, de tal forma que se refleje ese cómputo mensual.
¿Qué pasa si hay un error del trabajador a la hora de fichar?
Tras ese fichaje solo podrán realizarse cambios con autorización, de la empresa si se confunde el trabador o del trabajador si lo solicita la empresa. Y todo el proceso deberá ser trazable, quedando registrado cada cambio y el autor del mismo.
¿Y si el trabajador olvida fichar?
El trabajador deberá solicitar ese cambio. Además, esa autorización de la empresa para modificar el registro puede llegar mediante un aviso vía email u otro tipo de mensaje en algún medio digital.
¿Qué pasa si existe una incidencia técnica?
Cualquier problema técnico debe quedar registrado correctamente durante al menos cuatro años, al igual que los registros. Si esto sucede de manera temporal y excepcional, y está justificado, no hay problema. El proceso a seguir será realizar ese registro con algún sistema analógico (papel), y pasarlo al sistema digital cuando esté disponible con la autorización del empleado.
¿Hay que contar con un protocolo de actuación?
Es una de las grandes novedades. Las empresas deberán contar con un protocolo de organización, con el que quede plasmado el funcionamiento del registro de la jornada. Y debe haber un sistema de evaluación periódica en el que participen, por lo menos, la empresa y la representación de los trabajadores.
¿Qué no cambiará del “antiguo” registro horario?
- Obligación de registrar el inicio y fin de cada turno y de cada pausa.
- Obligación del registro tanto en trabajo presencial como en teletrabajo
- Se tienen que registrar tanto las horas convencionales, como las extraordinarias, como las complementarias.
- Los trabajadores e Inspección tienen que tener el registro a disposición durante al menos cuatro años.
¿Cuándo entrará en vigor?
Aunque no hay una fecha definida todavía, puede que el real decreto se apruebe en los primeros meses de 2026. Entraría en vigor 20 días después. Y, en ese momento, las empresas ya deben de haber implementado un registro horario digital que cumpla con los nuevos requisitos.
¿Cómo prepararse para cumplir la nueva ley?
Todavía puede que haya algún cambio, por petición de los sindicatos y/o de la patronal, aunque parece difícil que el Gobierno acceda a cambios sustanciales. Por ello, las empresas deben estar preparados para el momento en que la nueva normal entre en vigor. Para ello deben contar con un sistema que cumpla con todos los requisitos citados anteriormente, y tenerlo correctamente implementado en los procesos de la empresa.
Es recomendable consultar los mejores software de control horario y elegir la opción más conveniente según las características de cada empresa.