La evolución de la tecnología y de los empleos ya estaba generando nuevas modalidades de trabajo. Pero la pandemia de 2020 fue un empujón definitivo, y obligó a millones de empleados a trabajar a distancia. Esto, a su vez, supuso el lanzamiento de una ley que regula el teletrabajo. La publicación del Real Decreto-ley 28/2020 sentenció las bases de una modalidad de trabajo que ha llegado para, en muchos casos, quedarse. En él se establecen los derechos de la empresa y del empleado, y toca preguntarse: ¿Quién pagará la silla ergonómica? ¿Y el wifi? ¿Y es obligatorio que la empresa proporcione el equipo? ¿Cuál será la compensación por teletrabajo? Veamos quién paga con los gastos que teletrabajo deriva, independientemente de si se realiza en un domicilio o en un coworking. O, al menos, quién debiera asumirlos.
El Real Decreto-ley 28/2020 del teletrabajo
Hasta la entrada en vigor de esta ley, el 13 de octubre de 2020, las compañías estaban exentas de los gastos del teletrabajo. Es decir, evitaban una compensación a los trabajadores que fueron obligados a teletrabajar como consecuencia de la primera ola de la covid-19. Tras la publicación de la ley, la empresa debe realizar esa compensación por gastos de teletrabajo, y no podrá obligar al trabajador a realizar su actividad en esta modalidad. Lo harán bajo unas condiciones que deberán ser pactadas y firmadas, y habrá posibilidad de terminar con la fórmula si una de las dos partes desea la del trabajo presencial.
Desde esa fecha, para que exista teletrabajo debe haber un acuerdo entre ambas partes. El teletrabajo es voluntario y flexible, por lo que ni una parte puede obligar ni la otra exigir. Aunque sí que encontramos alguna situación donde el trabajador puede exigir el teletrabajo.
Y siempre, para que hablemos de teletrabajo y las partes puedan ampararse en esta ley, el empleado deberá realizar al menos el 30% de su jornada en un periodo de referencia de tres meses en esta modalidad. Si hablamos de menores de edad o contratos relacionados con la formación y el aprendizaje, no podrá superar el 50%. Algo que podríamos traducir, en buena parte de los casos, a día y medio a la semana trabajados de manera telemática para el primer caso, y un día más para el segundo.. Menos, sería una práctica flexible y, a efectos legales, estaríamos en otro ámbito.
Similitudes con el trabajo presencial
Más allá de algunas normas específicas como estas, existe una igualdad de condiciones respecto al trabajo presencial. En ellas, por ejemplo, de la misma forma también están presente el derecho a vacaciones o la obligatoriedad del control horario de trabajadores. Importante recalcar que es obligatorio fichar en el teletrabajo.
¿Qué dice la ley sobre los gastos del teletrabajo?
Lo cierto es que, aunque este Decreto-ley asienta unas bases, no es del todo certero y podemos hablar de ambigüedad. No se cuantifican datos económicos, ni absolutos ni relativos, y tampoco concreta cuáles son las herramientas necesarias para el desarrollo del trabajo. No obstante su espíritu y objetivo se dirige a eximir al empleado de todo gasto del teletrabajo y, de esta manera, que recaiga sobre la empresa que le contrata.
“El desarrollo del trabajo a distancia deberá ser sufragado o compensado por la empresa, y no podrá suponer la asunción por parte de la persona trabajadora de gastos relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de su actividad laboral”.
Sí que conocemos que el trabajador tiene derecho a no utilizar dispositivos propios y que en gastos del teletrabajo debemos incluir todo lo necesario para la actividad laboral, como las herramientas, el mobiliario y los consumibles.
¿Cómo definir los gastos del teletrabajo?
Ya hemos visto que la ley no es del todo explícita. Pero sabemos su ánimo y que es necesario una voluntariedad de ambas parte. Así, para que hablar de teletrabajo, deberá existir un acuerdo entre empresa y trabajador sobre las condiciones a cumplir. Acuerdo que, como hemos comentado, deberá quedar escrito y firmando.
Al pacto podrá llegarse de manera individual con cada empleado o, como suele ser habitual, por una negociación colectiva basándonos en un convenio.
Diferenciación de los costes
Hay que diferenciar, entre los gastos del teletrabajo, los personales y profesionales. Así, estos últimos son gastos que, de trabajar en la oficina de la compañía, no se generarían. Y aquí entra en juego un criterio de proporcionalidad y justicia, por ambas partes. La empresa no puede negarse a la compensación de teletrabajo por los suministros o, lo que es lo mismo, el trabajador no puede asumir gastos necesarios para prestar sus servicios. Eso no significa que éste último tenga derecho a abusar y a sacar partido de la norma, como pudiera ser exigir el pago total de la factura del servicio de internet en el hogar si éste ya era utilizado.
Gastos del teletrabajo
Bajo ese criterio comentado se pactarán las condiciones. Y entre esos bienes y servicios que pueden acarrear un coste al empleado podríamos diferenciar:
- Herramientas: el teletrabajo se diferencia de “trabajo a distancia” en cuanto a que el primero es una actividad que se realiza mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación. Así, para que se desarrolle, es necesario contar con dispositivos electrónicos como el ordenador, pantallas, tabletas o móviles.
- Mobiliario: toda casa está equipada, por ejemplo, con mesas y sillas, pero quizás no con las idóneas para realizar una actividad laboral. Se pretende garantizar la productividad del empleado y preservar su salud. Deberán garantizarse unos mínimos de espacio, comodidad e iluminación.
- Consumibles: principalmente hace referencia a las facturas que se acumulan a final de mes, como puede ser la de internet, la de la luz o la del gas (calefacción). No podemos olvidarnos, por ejemplo, de la tinta de la impresora en algunos casos.
Fórmulas para compensación de los gastos
Sabiendo ya que la empresa debe correr con los gastos del teletrabajo y que ninguna parte tiene que sacar beneficio económico injusto en el acuerdo, vamos a ver las diferentes opciones con las que todos pueden quedar satisfechos.
Plus de teletrabajo
Con el plus de teletrabajo, la compañía no definirá los bienes y servicios de los que debe hacerse cargo, sino que directamente abonará un extra al empleado. Podemos distinguir:
- Cantidad exclusiva por día realizado en esta modalidad.
- Un fijo al mes independientemente de cómo se hayan repartido las modalidades de trabajo.
Gastos del teletrabajo detallados
Otra manera consiste en valorar detalladamente los bienes y servicios que deben de ir de la cuenta de la empresa. Existen múltiples formas en función de la procedencia:
- El trabajador utiliza su propio equipo: la empresa realiza una compensación económica por la inversión y/o el desgaste.
- El trabajador compra un equipo para él: la empresa podría asumir todo el gasto o parte de él. Es decir, ésta conoce el coste de los dispositivos para desarrollar la actividad, pero el empleado decide invertir más. Ese extra estaría fuera del criterio de proporcionalidad y no lo asumiría la empresa.
- Cesión de equipos: directamente el empleado recibe las herramientas para trabajar en el lugar que desee. Este sería el modo más seguro respecto al manejo de informaciones y datos confidenciales. Para ello la empresa debería establecer una prohibición de uso personal.
Todo esto sería aplicable a las diferentes facturas. De tal forma, la empresa podría hacerse cargo del extra de velocidad de fibra óptica necesaria para trabajar desde casa, mientras que el resto correría por cargo del trabajador. O podrían hacerse cálculos del gasto en electricidad en horas de teletrabajo, y éstas ser recompensadas en nómina.
Pago en especie en teletrabajo
Podría darse cuando se suministran dispositivos cuyo uso no se ciñe exclusivamente a una actividad laboral. De esa manera quedará reflejado en el contrato laboral.
Teletrabajo en coworking
Por último cabe citar el caso de que los teletrabajadores hagan uso de un espacio de trabajo compartido o coworking. En ese caso la empresa podría pagar total o parcialmente el gasto del alquiler de la plaza. O no, dado que no estamos hablando de estrictamente de herramienta ineludible para desarrollar el trabajo. Una vez más cabe recalcar que todo debe estar bajo acuerdo.
Beneficios respecto a gastos del teletrabajo
A modo de conclusión podemos afirmar que, al igual que en el teletrabajo es necesario un acuerdo, también lo es para establecer cuáles son los gastos a asumir por la empresa. Sobre estos es importante que el departamento de recursos humanos y el de contabilidad se pongan en contacto, ya que podríamos estar hablando de gastos deducibles y beneficios fiscales según cómo estén reflejados.
El trabajador por sí no podrá desgravarse nada. De la misma manera que, bajo una modalidad presencial, sería inútil presentar una factura de la gasolina gastada para acudir al centro de trabajo.
Aun con estos gastos, el teletrabajo puede ser una gran opción a valorar por la empresa. Además de colaborar con el bienestar del empleado, la conciliación laboral y, por ejemplo, la rebaja de emisiones de CO2 por el transporte, podría estar restando otros costes que supone el trabajo presencial, como el del plus de distancia.
Por último, recordar de nuevo: todas las condiciones del teletrabajo y de la compensación de gastos deben quedar plasmadas y firmadas en un contrato. Y, al igual que en la modalidad presencial, las empresas tendrán que llevar un registro horario de los empleados en teletrabajo.
