Todo sobre la nueva ley de control horario de los trabajadores

La nueva ley del control horario de los trabajadores supone nuevas exigencias para las empresas. Englobada en una serie de reformas que está liderando la ministra Yolanda Díaz, supondrá un mayor control y, para ello, todas las compañías deberán estar preparadas.

Para que no existan dudas, vamos a detallar en este artículo evolución del registro horario en España, esta nueva ley, y cuáles son los métodos válidos de los que se debe disponer para evitar sanciones.

¿Qué es el control horario de los trabajadores?

El control horario es un sistema para el registro diario de las horas de entrada y salida de los empleados a sus turnos laborales y el correcto almacenamiento del mismo.

En España, el registro horario es obligatorio desde mayo de 2019. En todas las empresas, independientemente del tamaño y del sector, y para todos los trabajadores. Sólo existen muy puntuales excepciones.

El control horario completo

Para cumplir con la ley, hay que asegurarse de no eludir ninguno de los procesos y de los elementos que se requieren:

• Registrar diariamente cada turno de los empleados de manera individual. Sin olvidar ningún elemento.
• Aportar los datos identificativos de la empresa.
• Presentar los datos del empleado.
• Especificar la fecha a la que corresponde cada jornada.
• Detallar la hora exacta de entrada y de salida.
• Conservar el registro durante al menos cuatro años.
• Mantener el registro a disposición de los trabajadores, sus representantes, e Inspección de trabajo.

Y, por supuesto, en lo reflejado se deberá cumplir con todas las normativas de tiempo máximo de trabajo, descansos y condiciones relacionadas que se dictaminan en el Estatuto de los Trabajadores y en los diferentes convenios colectivos.

¿Hay que fichar las pausas?

Sí, el registro horario debe ser lo más completo y detallado posible. No obstante, en la Guía del Registro de la Jornada que aporta el Ministerio de Trabajo y Economía Social, se interpreta cierto margen para aquellas pausas intrajornada, así como otras peculiaridades según el tipo y la modalidad de trabajo.

La obligación del registro horario de los trabajadores

El registro horario es obligatorio para todas las empresas desde la llegada del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Y, así, queda reflejada esta obligatoriedad en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.

En ese artículo se cita la forma en que se “organizará y documentará” el registro de la jornada. Ahora, como veremos, el digital será el único método válido. Y también se recoge la obligatoriedad de un correcto almacenamiento del registro durante cuatro años.

Excepciones de registro horario: casos para no fichar en el trabajo

El registro horario debe realizarse para todos los trabajadores, independientemente de la categoría profesional, del sector de la actividad o del tamaño de la empresa. Pero sí que existen excepciones muy concretas, unas situaciones que deben estar correctamente justificadas.

– Trabajadores que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.

– Relaciones laborales de carácter especial:

• Personal de alta dirección
• Servicio del hogar familiar
• Penados en instituciones penitenciarias
• Deportistas profesionales
• Artistas y personal para el desarrollo de esa actividad
• Trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo
• Menores en internamiento cumpliendo su responsabilidad penal
• Residencias para la formación en Ciencias de la Salud
• Abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos
• Cualquier trabajo declarado expresamente como de carácter especial

Además, existen trabajadores que cuentan con un régimen particular en materia de registro de la jornada, como los profesionales del transporte por carretera, de marina mercante o ferroviario transfronterizo. Así como los socios en cooperativas societarias.

Historia del registro horario en España

Desde el 2014 el Estatuto de los Trabajadores ya recogía la obligación de realizar un registro diario y mensual de las jornadas parciales. Un año después, desde la Unión Europea destacaban la importancia de cumplir con el tiempo de trabajo. Mientras, la Audiencia Nacional en España interpretaría que ya existía una obligatoriedad para el registro diario de todas las horas trabajadas.

En 2017 el Pleno de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo ordena el registro de las horas extra. Y posteriormente, el Congreso aprobaría la reforma del Estatuto para asegurar un registro diario de la hora de entrada y salida de cada trabajador.

Pero no fue hasta 2019 cuando entró el vigor la ley del registro horario de los trabajadores, de obligado cumplimiento con todos los trabajadores e independientemente de su tipo de jornada.

Y las últimas evoluciones relacionadas, como vamos a ver, es la prohibición del fichaje biométrico en 2023, y en 2025 entrará exigencia de que el registro horario sea digital.

La nueva ley de control horario de los trabajadores: un control horario digital

La última novedad en la materia es la obligación de que sea digital el control horario. Eso significa que hay que contar con algún tipo de software que posibilite el registro de las entradas y salidas y el almacenamiento de manera informática, de acceso múltiple.

Y precisamente ese acceso, telemático, es uno de los principales motivos para el establecimiento de este registro horario digital obligatorio. El Gobierno quiere que Inspección pueda consultar esos datos en directo y desde cualquier lugar de manera telemática. Tratando así de detectar posibles irregularidades y asegurar el cumplimiento de la reducción de la jornada laboral.

Requisitos para el registro horario digital en 2025

Con las nuevas obligaciones y las ya existentes para las empresas desde 2019, el registro horario de los trabajadores deberá cumplir:

1. Registro horario digital

Es necesario realizar el control horario que permita digitalizar todos los datos y garantizar la seguridad de los mismos. Además, no están permitidos aquellos que recojan datos biométricos.

2. Datos completos: trabajadores, empresas y registros

El registro horario debe realizarse de manera diaria, recogiendo los datos de la empresa y del trabajador. Así como, por supuesto, la fecha de cada jornada y el inicio y fin de cada turno de trabajo.

3. Correcto archivado

Además de registrar ese control horario, es necesario almacenarlo de manera correcta, pudiendo localizar todos los registros rápidamente, con todos los datos de manera clara y detallada.

4. Disponibilidad 4 años

Los datos del registro horario deben estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes, y de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, en cualquier momento, durante al menos cuatro años. 

5. Accesible a Inspección

El software de control horario permitirá a Inspección de Trabajo consultar los datos sobre el registro horario de manera telemática, en cualquier momento y lugar. No bastará con solo poder mostrarlo presencialmente.

Métodos válidos

Esos requisitos para el control horario se cumplirán con sistemas como:

• App de control horario
• Máquinas con sistemas RFID o QR
• Fichaje por WhatsApp y Telegram
• Sistemas en escritorio
• Enlaces web
• Registro por email
• Registro telefónico

¿El registro horario digital irá con la reducción de jornada?

El Ministerio de Trabajo y Economía Social publicó a finales de 2024 el proyecto de ley para la reducción de jornada, el cual estuvo disponible para consulta y presentación de aportaciones. En se detallaba una ruta a seguir, también para las medidas relacionadas: registro horario y desconexión digital. Tras muchos meses de reuniones, Yolanda Díaz y Carlos Cuerpo, Ministro de Economía, llegaron a un acuerdo y la norma fue aprobada en Consejo de Ministros el 6 de mayo de manera definitiva. Tras ello, solo quedaba que fuera aprobada en el Congreso de los Diputados. Ahora, la norma de registro horario y la de la reducción de jornada se desvinculan.

¿Cuándo entrará en vigor?

La aprobación de la nueva ley de control horario es una prioridad para el Gobierno. Por ello, ya ha comentado que hará uso de un real decreto ley. De esta forma, la norma no necesitará el respaldo del Congreso de los Diputados, que podría entorpecer mucho su aprobación. No hay fecha todavía, pero la entrada en vigor se prevé para los próximos meses, siempre en 2025.

Otras medidas en las reformas de Yolanda Díaz en 2025 respecto a la jornada laboral

La obligación del control horario digital estaba englobado en una serie de reformas que tienen la reducción de jornada como protagonista.

Reducción de la jornada laboral

Era uno de los puntos clave para el acuerdo de gobierno. Así, se espera que la jornada laboral se fije en 37,5 horas semanales en 2025. Sin el paso intermedio de 38,5 horas que se pretendía ofrecer. La demora en los avances para la aprobación de la reducción es el motivo.

Esa reducción deberá llevarse a cabo siempre sin una merma salarial. Y, según lo publicado, ese cómputo de horas podrá hacerse de manera anual.

Horas extras permitidas

En el borrador que el Ministerio facilitó, no se refleja un aumento del número de horas extras permitidas. Una petición que se plantaba desde la patronal para compensar esa reducción de la jornada, y que podría facilitar un acuerdo entre los agentes sociales. Pero el máximo de horas extra permitidas parecer que seguirá siendo de 80, en un cómputo anual.

No obstante, cabe recordar que todo el tiempo efectivo que supere el límite de esa reducción será considerado como horas extras.

Desconexión digital

Como veníamos comentando, desde Trabajo quieren que la reducción de jornada sea real y que, así, se respeten los tiempos de descanso. En la actualidad, las herramientas digitales de las que todos disponemos (móvil, tablet, WhatsApp, email, etc.) posibilitan un contacto inmediato, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Ante este contexto, quieren blindar al empleado. La empresa no podrá tomar represalias en caso de que el trabajador que no responda fuera de su tiempo efectivo de trabajo. Así quieren garantizar esa desconexión digital.

Sanciones

El importe de las multas también se incrementará. Aquellas más graves superarán el máximo actual de los 7.500 euros. Además, una novedad muy importante que todas las empresas deben conocer, es la nueva fórmula con la que se aplicará una sanción por cada trabajador con el que se cometa una infracción. Y cada una de ella tendrá estos rangos de sanción:

• Infracciones de grado mínimo: 1.000 – 2.000 euros
• Infracciones de grado medio: 2.001 – 5.000 euros
• Infracciones de grado máximo: 5.001 – 10.000 euros

Serán sanciones aplicables a cualquier infracción sobre la jornada de trabajo, las horas extras, las vacaciones, descansos, registro horario y todo lo relacionado con el tiempo de trabajo.

Métodos erróneos de control horario

No serán válidos métodos que no sean digitales. Así como otros que, aun siéndolos, vulneran otro tipo de derechos.

Sistemas biométricos

Aquellos como el fichaje con huella dactilar, el reconocimiento facial o el lector de mano quedaron más que en duda. Ante el valor de esos datos y el aumento de la ciberdelincuencia la AEPD (Agencia española de Protección de datos), siguiendo directrices del Comité Europeo de Protección de Datos, publicó una guía donde se prohíben esos métodos. Sólo sería válido en aquellos casos donde no exista alternativa.

Métodos analógicos

Estos no servirían para cumplir con las demandas del Gobierno, y que sí que posibilitan los sistemas digitales. No serían válidos, por lo tanto, los registros en papel, con esas clásicas plantillas colocadas en lugares públicos de las empresas. Ni registros en tarjetas de cartón, ni ningún otro método que no sea digital.

No hacer el control horario

No por evidente conviene dejar de comentarlo, y de reiterarlo por su importancia. El registro horario de los trabajadores es obligatorio, y su omisión sería un comportamiento incorrecto de la empresa. Ante él, no cabrían explicaciones, salvo esas puntuales excepciones citadas anteriormente.

Otros errores en el control horario

• No hacer el registro horario de empleados en teletrabajo
• No conservar los registros cuatro años
• No contar con la firma de los empleados en los registros

¿Qué pasa si no llevo el registro de la jornada de mis trabajadores?

Las empresas que no lleven un registro horario, o que no lo haga de manera digital, estarán incumpliendo la ley. Y, por ello, se arriesgarán a importantes sanciones. Sanciones que, como hemos visto anteriormente, se han agravado, llegando hasta los 10.000 euros por empleado con el que se cometa la infracción.

Además, no llevar el registro de la jornada también perjudicará a la imagen de la empresa y a la retención de talento, concediendo ventajas a la competencia y comprometiendo la viabilidad de la compañía.

¿Y para registrar las jornadas en teletrabajo?

El registro horario también es obligatorio en teletrabajo, por supuesto. Los software de control horario y cualquier sistema digital posibilitan ese control. Además, servirán para poder medir con más precisión la productividad de aquellos empleados que no se encuentran presentes en un centro de trabajo.

Posibilidades del registro horario digital para diferentes modelos de trabajo

Lo cierto es que estas herramientas son útiles para cualquier modalidad alejada de instalaciones laborales convencionales.

– Teletrabajo: el empleado trabaja desde el lugar deseado. Puede ser en su casa, en un apartamento o desde cualquier tipo de lugar. Incluso pueden no repetirse. Para estos casos conviene contar con sistemas totalmente móviles.

– Empleo en movilidad: son aquellos empleos donde los traslados son habituales, iniciando y finalizando la jornada en lugares muy dispares. Es otro ejemplo de empleo donde es necesario alguno de los sistemas móviles.

– Múltiples sedes: algunas empresas disponen de diferentes centros de trabajo, y hay empleados que pueden repartir sus jornadas entre varios de ellos. Aquí, además de sistemas móviles, también es posible contar con máquinas de fichaje.

Preguntas frecuentes (FAQ) sobre la nueva ley de control horario

A modo resumen, y sin una confirmación oficial de la normativa, vamos a abordar las dudas más comunes sobre la nueva ley de control horario que su espera. Tanto empresas como trabajadores podrán tener una visión clara sobre su aplicación.

¿Qué es exactamente la jornada de 37.5 horas y cuando se aplica con la nueva ley?

La jornada máxima semanal se reducirá a 37.5 horas semanales, calculadas anualmente y sin afectar el salario, buscando mejorar la conciliación. Es el objetivo del Gobierno, y su aprobación se espera durante 2025.

¿La nueva ley de control horario depende de la reducción de jornada?

Inicialmente, la obligación del registro horario digital estaba vinculada a la reducción de jornada. Sin embargo, esta conexión ha sido descartada por el Gobierno, quien podrá aprobar el nuevo registro horario por decreto ley.

¿Cómo se gestionan las horas extras bajo la nueva ley?

El límite de 80 horas extras anuales se mantiene, pero el control digital asegura su registro y compensación transparente.

¿Qué sucede con los trabajadores que tienen flexibilidad horaria o alta dirección?

Aunque la ley es general, hay excepciones muy específicas para alta dirección o roles con total autonomía. La gran mayoría de trabajadroes debe registrar su jornada.

¿Qué documentación del control horario debo guardar y por cuánto tiempo?

Los registros de jornada deben conservarse digitalmente durante al menos cuatro años y ser accesibles para trabajadores, sus representantes e Inspección de Trabajo.

¿Qué es la desconexión digital y cómo se relaciona con el control horario?

a desconexión digital es el derecho del trabajador a no responder comunicaciones fuera de su jornada, reforzado por el control horario que delimita claramente cuándo termina el tiempo de trabajo.

¿Cómo conseguir un software de control horario y evitar sanciones?

Todas las empresas tienen que contar con un sistema de control horario digital. Existen diferentes empresas que ofrecen software y aplicaciones para el registro horario. Y, para elegir el servicio más adecuado y correcto, es importante cerciorarse de una serie de características:

• Sistema validado que asegure cumplir la normativa.
• Periodo de prueba gratuito.
• Programa de formación.
• Atención al cliente y servicio de soporte.
• Opciones para el fichaje y registro según la empresa.
• Facilidad de uso para empleados y administradores.
• Capacidad para soportar grandes volúmenes de datos.
• Seguridad.
• Posibilidad de integración en herramientas propias.
• Precio.
• Posibilidad de contar con más servicios de recursos humanos.

En definitiva, es necesario conocer las opciones de diferentes marcas y elegir la que más se acomode, según las necesidades de cada empresa, para cumplir la nueva ley de control horario.