La nueva ley del control horario de los trabajadores supone nuevas exigencias para las empresas. Englobada en una serie de reformas que está liderando la ministra Yolanda Díaz, supondrá un mayor control y, para ello, todas las compañías deberán estar preparadas.
Para que no existan dudas, vamos a detallar en este artículo evolución del registro horario en España, esta nueva ley, y cuáles son los métodos válidos de los que se debe disponer para evitar sanciones.
Menú de contenidos
- ¿Qué es el control horario de los trabajadores?
- La obligación del registro horario de los trabajadores
- Historia del registro horario en España
- La nueva ley de control horario de los trabajadores: un control horario digital
- Otras medidas en las reformas de Yolanda Díaz en 2024 para la jornada laboral
- Métodos erróneos de control horario
- ¿Qué pasa si no llevo el registro de la jornada de mis empleados?
- ¿Y para registrar las jornadas en teletrabajo?
- ¿Cómo conseguir un software de control horario y evitar sanciones?
¿Qué es el control horario de los trabajadores?
El control horario es un sistema para el registro diario de las horas de entrada y salida de los empleados a sus turnos laborales y el correcto almacenamiento del mismo.
En España es obligatorio desde mayo de 2019. En todas las empresas, independientemente del tamaño y del sector, y para todos los trabajadores. Sólo existen muy puntuales excepciones.
El control horario completo
Para cumplir con la ley, hay que asegurarse de no eludir ninguno de los procesos y de los elementos que se requieren:
- Registrar diariamente cada turno de los empleados de manera individual. Sin olvidar ningún elemento.
- Aportar los datos identificativos de la empresa.
- Presentar los datos del empleado.
- Especificar la fecha a la que corresponde cada jornada.
- Detallar la hora exacta de entrada y de salida.
- Conservar el registro durante al menos cuatro años.
- Mantener el registro a disposición de los trabajadores, sus representantes, e Inspección de trabajo.
Y, por supuesto, en lo reflejado se deberá cumplir con todas las normativas de tiempo máximo de trabajo, descansos y condiciones relacionadas que se dictaminan en el Estatuto de los Trabajadores y en los diferentes convenios colectivos.
¿Hay que fichar las pausas?
Sí, el registro horario debe ser lo más completo y detallado posible. No obstante, en la Guía del Registro de la Jornada que aporta el Ministerio de Trabajo y Economía Social, se interpreta cierto margen para aquellas pausas intrajornada, así como otras peculiaridades según el tipo y la modalidad de trabajo.
La obligación del registro horario de los trabajadores
Esta necesidad para las empresas llegó con el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo. Y, así, queda reflejada esta obligatoriedad en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que se establece en este artículo.
En ese artículo se cita la forma en que se “organizará y documentará” el registro de la jornada. Ahora, como veremos, el digital será el único método válido. Y también se recoge la obligatoriedad de un correcto almacenamiento del registro durante cuatro años.
Excepciones de registro horario: casos para no fichar en el trabajo
El registro horario debe realizarse para todos los trabajadores, independientemente de la categoría profesional, del sector de la actividad o del tamaño de la empresa. Pero sí que existen excepciones muy concretas, unas situaciones que deben estar correctamente justificadas.
– Trabajadores que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.
– Relaciones laborales de carácter especial:
- Personal de alta dirección
- Servicio del hogar familiar
- Penados en instituciones penitenciarias
- Deportistas profesionales
- Artistas y personal para el desarrollo de esa actividad
- Trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo
- Menores en internamiento cumpliendo su responsabilidad penal
- Residencias para la formación en Ciencias de la Salud
- Abogados que prestan servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos
- Cualquier trabajo declarado expresamente como de carácter especial
Además, existen trabajadores que cuentan con un régimen particular en materia de registro de la jornada, como los profesionales del transporte por carretera, de marina mercante o ferroviario transfronterizo. Así como los socios en cooperativas societarias.
Historia del registro horario en España
Desde el 2014 el Estatuto de los Trabajadores ya recogía la obligación de realizar un registro diario y mensual de las jornadas parciales. Un año después, desde la Unión Europea destacaban la importancia de cumplir con el tiempo de trabajo. Mientras, la Audiencia Nacional en España interpretaría que ya existía una obligatoriedad para el registro diario de todas las horas trabajadas.
En 2017 el Pleno de la Sala de lo Social del Tribunal Supremo ordena el registro de las horas extra. Y posteriormente, el Congreso aprobaría la reforma del Estatuto para asegurar un registro diario de la hora de entrada y salida de cada trabajador.
Pero no fue hasta 2019 cuando entró el vigor la ley del registro horario de los trabajadores, de obligado cumplimiento con todos los trabajadores e independientemente de su tipo de jornada.
Y las últimas evoluciones relacionadas, como vamos a ver, es la prohibición del fichaje biométrico en 2023, y la inminente exigencia de que el registro horario sea digital.
La nueva ley de control horario de los trabajadores: un control horario digital
La última novedad en la materia es la obligación de que sea digital el control horario. Eso significa que hay que contar con algún tipo de software que posibilite el registro de las entradas y salidas y el almacenamiento de manera informática, de acceso múltiple.
Y precisamente ese acceso, telemático, es uno de los principales motivos para el establecimiento de esta obligación. El Gobierno quiere que Inspección pueda consultar esos datos en directo y desde cualquier lugar de manera telemática. Tratando así de detectar posibles irregularidades y asegurar el cumplimiento de la reducción de la jornada laboral.
Métodos válidos
- App de control horario
- Máquinas con sistemas RFID o QR
- Sistemas en escritorio
- Enlaces web
¿Cuándo entrará en vigor?
Se espera que, antes de que acabe 2024, el control horario digital sea por ley la única opción válida. Las reuniones entre el Ministerio de Trabajo y Economía Social, patronal y sindicatos se han ido sucediendo durante este año, y desde finales de mayo se intensificaron. Así, el Gobierno están dando prioridad para que definitivamente se aprueben y entren en vigor todas las normativas planteadas en materia de la jornada de trabajo.
Otras medidas en las reformas de Yolanda Díaz en 2024 para la jornada laboral
La obligación del control horario digital está englobada en una serie de reformas que tienen la reducción de jornada como protagonista.
Reducción de la jornada laboral
Era uno de los puntos clave para el acuerdo de gobierno. Así, se reducirá la jornada laboral hasta las 38,5 horas semanales en este año. Será el preámbulo para el objetivo final de las 37,5 horas, el cual se espera que sea una realidad el 1 de enero de 2025.
Esa reducción deberá llevarse a cabo siempre sin una merma salarial. Y, según lo publicado, parece que ese cómputo de horas podrá hacerse de manera anual.
Horas extras permitidas
En el borrador que el Ministerio facilitó, no se refleja un aumento del número de horas extras permitidas. Una petición que se plantaba desde la patronal para compensar esa reducción de la jornada, y que podría facilitar un acuerdo entre los agentes sociales. Pero el máximo de horas extra permitidas parecer que seguirá siendo de 80, en un cómputo anual.
No obstante, cabe recordar que todo el tiempo efectivo que supere el límite de esa reducción, será considerado como horas extras.
Sanciones
El importe de las multas también se incrementará. Aquellas más graves superarán el máximo actual de los 7.500 euros. Además, una novedad muy importante que todas las empresas deben conocer, es la nueva fórmula con la que se aplicará una sanción por cada trabajador con el que se cometa una infracción. Y cada una de ella tendrá estos rangos de sanción:
- Infracciones de grado mínimo: 1.000 – 2.000 euros
- Infracciones de grado medio: 2.001 – 5.000 euros
- Infracciones de grado máximo: 5.001 – 10.000 euros
Serán sanciones aplicables a cualquier infracción sobre la jornada de trabajo, las horas extras, las vacaciones, descansos, registro horario y todo lo relacionado con el tiempo de trabajo.
Métodos erróneos de control horario
No serán válidos otros métodos que no sean digitales. Así como otros que, aun siéndolos, vulneran otro tipo de derechos.
Sistemas biométricos
Aquellos como el fichaje con huella dactilar, el reconocimiento facial o el lector de mano quedaron más que en duda. Ante el valor de esos datos y el aumento de la ciberdelincuencia la AEPD (Agencia española de Protección de datos), siguiendo directrices del Comité Europeo de Protección de Datos, publicó una guía donde se prohíben esos métodos. Sólo sería válido en aquellos casos donde no exista alternativa.
Métodos analógicos
Estos no servirían para cumplir con las demandas del Gobierno, y que sí que posibilitan los sistemas digitales. No serían válidos, por lo tanto, los registros en papel, con esas clásicas plantillas colocadas en lugares públicos de las empresas. Ni registros en tarjetas de cartón, ni ningún otro método que no sea digital.
No hacer el control horario
No por evidente conviene dejar de comentarlo, y de reiterarlo por su importancia. El registro horario de los trabajadores es obligatorio, y su omisión sería un comportamiento incorrecto de la empresa. Ante él, no cabrían explicaciones, salvo esas puntuales excepciones citadas anteriormente.
¿Qué pasa si no llevo el registro de la jornada de mis trabajadores?
Las empresas que no lleven un registro horario, o que no lo haga de manera digital, estarán incumpliendo la ley. Y, por ello, se arriesgarán a importantes sanciones. Sanciones que, como hemos visto anteriormente, se han agravado, llegando hasta los 10.000 euros por empleado con el que se cometa la infracción.
Además, no llevar el registro de la jornada también perjudicará a la imagen de la empresa y a la retención de talento, concediendo ventajas a la competencia.
¿Y para registrar las jornadas en teletrabajo?
El registro horario también es obligatorio en teletrabajo, por supuesto. Los software de control horario y cualquier sistema digital posibilitan ese control. Además, servirán para poder medir con más precisión la productividad de aquellos empleados que no se encuentran presentes en un centro de trabajo.
Posibilidades del registro horario digital para diferentes modelos de trabajo
Lo cierto es que estas herramientas son útiles para cualquier modalidad alejada de instalaciones laborales convencionales.
– Teletrabajo: el empleado trabaja desde el lugar deseado. Puede ser en su casa, en un apartamento o desde cualquier tipo de lugar. Lugares que incluso pueden no repetirse. Para estos casos conviene contar con sistemas totalmente móviles.
– Empleo en movilidad: son aquellos empleos donde los viajes son habituales, iniciando y finalizando la jornada en lugares muy dispares. Es otro ejemplo de empleo donde es necesario alguno de los sistemas móviles.
– Múltiples sedes: algunas empresas disponen de diferentes centros de trabajo, y hay empleados que pueden repartir sus jornadas entre varios de ellos. Aquí, además de sistemas móviles, también es posible contar con máquinas de fichaje.
¿Cómo conseguir un software de control horario y evitar sanciones?
Todas las empresas tienen que contar con un sistema de control horario digital. Existen diferentes empresas que ofrecen software y aplicaciones para el registro horario. Y, para elegir el servicio más adecuado y correcto, es importante cerciorarse de una serie de características:
- Sistema validado que asegure cumplir la normativa.
- Periodo de prueba gratuito.
- Programa de formación.
- Atención al cliente y servicio de soporte.
- Opciones para el fichaje y registro según la empresa.
- Facilidad de uso para empleados y administradores.
- Capacidad para soportar grandes volúmenes de datos.
- Seguridad.
- Posibilidad de integración en herramientas propias.
- Precio.
- Posibilidad de contar con más servicios de recursos humanos.
En definitiva, es necesario conocer las opciones de diferentes marcas y elegir la que más se acomode, según las necesidades de cada empresa, para cumplir la nueva ley de control horario.
buenas tardes, que sistema se puede implantar en una empresa de construccion, cuando los trabajadores estan en diferentes lugares de trabajo.
Hola María. Para una empresa de construcción pueden servir varios sistemas digitales como la validación de jornada por enlace, una aplicación o un registro por llamada. Puedes ponerte en contacto con nosotros en el 900 800 871 y te atenderemos encantados de manera más cercana y detallada. Un saludo.
Pueden tener control horario en l persona estatutario sanitario? Que normativa los deja excentos de este control? Gracias
Hola Esther. El control horario es necesario también en personal estatutario sanitario. No obstante, pueden existir ciertas peculiaridades que recomiendo revisar en el Estatuto Marco del Personal Estatutario de los Servicios de Salud. Un saludo.
Buenas tardes como se debe registrar la pausa para comer? Se supone que en una jornada de 7,30hrs debería ser como mucho de 30 min
Buenas tardes Milagro. En una jornada de 7:30 horas, el descanso para comer debe ser de al menos 30 minutos. Y su registro debe ser lo más detallado posible. Puedes consultarnos, en el 900 800 871, los diferentes sistemas existentes para ello. Un saludo.
Hola, respecto a esta exclusión del registro horarios » Trabajadores que tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo.» ¿Sería suficiente que la empresa tuviera firmado un anexo a su contrato de trabajo en el que se ponga de manifiesto que de mútuo acuerdo entre ambas partes existe esta libre disponibilidad de tiempo de trabajo? Muchas gracias de antemano
Hola Mª José. Un anexo firmado puede ayudar a reflejar el acuerdo entre ambas partes, pero es importante tener en cuenta que la normativa actual sobre el registro de la jornada laboral exige justificación suficiente y coherencia con la realidad del trabajo. Te recomendaría que revises el caso con asesoría legal para asegurarte de que ese anexo cumple con los requisitos legales y evita posibles sanciones. Un saludo.
Buenos días,
¿Hay la posibilidad de que al encender el ordenador del trabajador, aparezca la aplicación para que se marque la llegada al trabajo o mejor, que al encenderlo, se empiece a contar y al apagarlo se marque como fin de jornada?
Lo digo porqué así seguro que no se olvidarían de marcar el inicio y el final.
En caso de no poderse hacer, ¿se podría editar de laguna manera para poder añadir la jornada de trabajo de algún día que no se ha marcado por descuido?
Hola Jordi. Existen diferentes opciones para asegurar que el trabajador registre su jornada, pero cada caso puede ser diferente. Podemos ayudarte más en detalle, con todas las cuestiones que planteas, en el 900 800 871. Un saludo.
Tengo una empresa de Artes Escenicas con cinco trabajadores que estan en el régimen de artistas. Tenemos horarios diversos debido a nuestro tipo de trabajo. Si bien cuando se ensaya se trabaja en un horario establecido por la empresa, pero a la hora de hacer funciones en teatros esos horarios cambian y están determinados por circunstancias del propio trabajo. Tengo obligación también de hacerlo, ya que he leído más arriba que «Artistas y personal para el desarrollo de esa actividad»
Buenos días Enrique. Esa es una de las excepciones que se citan en la Guía sobre el registro de jornada. No obstante, recomendamos revisar el convenio de dichos trabajadores. Un saludo.
Los programas digitales actuales permiten la manipulación , es decir , de poco sirve fichar si desde un PC se manipulan las entradas y salidas .
Buenos días Pepa. La firma del trabajador puede ser relevante. Un saludo.
Hola que pasa si el trabajador se olvide de fichar a la salida o a la entrada?
Hola Elena. La última responsabilidad siempre es de la empresa. Por ello, se recomienda poner medidas para completar siempre el registro de la jornada, como la activación de notificaciones. Si quieres, podemos atenderte con más profundidad en el 900 800 871. Un saludo.
ES OBLIGATORIO PONER EL GEOLOCALIZADOR EN EL ORDENADOR PORTATIL O EN EL MOVIL PARA EL CONTROL HORARIO?
Hola Fernando. No es obligatorio para cumplir con la ley del registro de la jornada, pero puede ser una herramienta muy útil para la empresa y sus gestores. Si quieres conocer opciones sobre el fichaje con geolocalización, llámanos al 900 800 871 y te atenderemos encantados. Un saludo.
TENGO DIFERENTES ENPRESAS DE ENTRE UNO Y 10 TRABAJADORES CADA UNA, HAY LIMETES SEGUN EL NUMERO DE TRABAJADORES? Y SI LOS HAY, CUALES SON?
SABEMOS FECHA EFECTIVA SOBRE OBLIGATORIDAD DE ESTE CONTROL LABORAL DIGITAL??
Hola Mari. No hay diferenciación en cuanto a la forma de llevar el registro horario según el número de trabajadores. Es obligatorio para todo tipo de empresas, y debe ser lo más exacto posible. En cuanto a la obligatoriedad del control horario digital, irá de la mano de la aprobación de la reducción de jornada, la cual no se espera que se demore mucho. No obstante, ya es recomendable evitar registros en papel, y hay sentencias contrarias a ello. Para más detalles puedes llamarnos al 900 800 871 donde te atenderemos encantados y de una manera más personalizada. Un saludo.
Hola, no lo veo claro. De qué forma, nos podemos asegurar que un trabajador ha fichado desde la empresa y no desde su casa. La aplicación móvil, para comerciales, transportistas lo entiendo. O para consultar tus fichadas también. Pero para el resto debe ser un fichador o similar como siempre, simplemente que pueda consultar sus datos.
Hola Joan. Existen aplicaciones que posibilitan la geolocalización dentro del centro de trabajo. Y también es posible asegurar esa geolocalización instalando sistemas a los que sólo se pueda acceder en el sitio, como máquinas de fichar. Consúltanos si lo prefieres en el 900 800 871 y te atenderemos con más detalles para explicarte todas las posibilidades. Un saludo.
Soy autónomo y tengo contratado a una persona, también tengo que poner terminal de fichaje automático?
Gracias
Hola Luis. Debes llevar el registro horario de todos los trabajadores, aunque sólo tengas a una persona en nómina. Para ello existen diferentes métodos, pero conviene que sea uno digital porque pronto será obligatorio. Dentro de ello, puedes optar por un terminal de fichaje automático o por otras opciones. Te invito a llamarnos al 900 800 871 y te ayudaremos encantados en más detalle. Un saludo.
Buenos días,me gustaría saber cómo afecta esta nueva ley al sector del transporte dado que existen infinidad de otros tipos de trabajos y disposiciones que se realizan en este sector y pueden ser únicamente controladas y registradas a través otros medios digitales como el tacógrafo.Estaran las empresas obligadas a trasladar dichos registros atraves de algún medio digital al ministerio de trabajo para su control?
Gracias
Hola Risto. Todavía no se conocen esos detalles sobre el control horario en el sector de transporte. En este mes de septiembre, se espera que se produzcan muchas novedades acerca de esa normativa de la reducción de jornada. Un saludo.
Buenos días,
No se especifica la fecha exacta cuando entra en vigor esta ley del registro laboral digital .
Nos lo podrían aclarar , por favor, ya que tenemos horas registradas en papel y trabajadores de edad que les cuesta trabajar con aplicaciones digitales.
Hola Asia. Todavía no hay fecha definitiva para la obligatoriedad del registro horario digital, pero el próximo lunes volverán a reunirse y no parece que vaya a demorarse mucho más. Así que conviene ir preparándose. Y por suerte hay aplicaciones y otros sistemas digitales sencillos de utilizar para todas las personas. Te informaremos sobre ello encantados en el teléfono 900 800 871. Un saludo.
Buenas, he leído que la edición esta también sancionada, pero es muy común sobre todo en oficinas, que los trabajadores editen a final de día o semana desajuste y fichajes olvidados.
Además, en muchos casos, no se ficha «la pausa» como tal, solo se ficha entrada-salida (espacio de una hora sin trabajar) entrada-salida.
No termino de ver claro, cómo sería una inspección y qué sería dado por válido.
Gracias!
Hola Baldomera. Es posible editar los horarios de trabajo, siempre que sea con la veracidad del horario de la jornada realizada. Respecto a las pausas, podría interpretarse en la Guía Sobre el Registro de Jornada, que es obligatorio registrar cada entrada y salida entre turnos, dejando más flexibilidad en cuanto a las breves pausas dentro de cada uno de ellos. No obstante, siempre es recomendable que el registro horario sea lo más completo posible para evitar cualquier problema. Espero que te haya servido de ayuda. También podemos atenderte encantados, y de manera más extensa y personalizada, en el 900 800 871. Un saludo.
Buen dia
Una pregunta que ocurre si en unos meses no se cumplen la cantidad de horas definidas, puesto que no todos tienen los mismos numero de dias laborables?
Como se repone ese tiempo?
Hola Miguel. El cómputo de horas trabajadas podría llegar a hacerse hasta de manera anual. Un saludo.