La obligación del registro horario de los trabajadores creó en 2019 una nueva preocupación en las empresas. Y ésta, no sólo se limita a llevar ese fichaje, sino que hay que saber los métodos válidos para fichar en el trabajo. De lo contrario, no se estaría cumpliendo la ley y se cometerían costosas irregularidades.

Lo que dice la ley sobre métodos para fichar el trabajo

En el Estatuto de los Trabajadores, en el artículo 34.9 concretamente, se habla de este registro diario de la jornada. Sin embargo, no se concreta el método para fichar. Tan sólo se dice que “mediante negociación” o decisión del empresario previa consulta, “se organizará y documentará este registro de jornada”.

Tampoco la Guía sobre el Registro de Jornada se muestra demasiado preciso para definir el modo de llevarlo:

“Será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador”. Y habla de “algún tipo de instrumento escrito o digital” que garantice “la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada.”

Por ello, tenemos que analizar y aglutinar diferentes regulaciones y sentencias al respecto para poder sacar conclusiones. Además, la aprobación de una nueva ley de registro horario es inminente, y sólo estarán permitidos métodos digitales. Sigamos viendo.

Más normas que regulan el registro de la jornada

Existen diferentes normativas que complementan la ley de registro horario y que ayudan a delimitar los métodos válidos para fichar en el trabajo. Entre otras, podemos ver:

– Debe ser lo suficientemente exacto: ya en 2022, una sentencia de la Audiencia Nacional condenaba un registro de la jornada laboral en papel por este motivo. Y, recomendaba el uso de un software de control horario.

– Protección de datos: el Comité Europeo de Protección de Datos ha prohibido el fichaje con huella dactilar o con cualquier vía biométrica. Son datos de un gran valor, y se quiere así proteger de la ciberdelincuencia a las personas.

Métodos para fichar en el trabajo

Podemos resumir así las formas válidas de fichar:

– Fichaje por enlace: el trabajador podrá acceder a una plataforma donde sea posible validar el horario preestablecido o corregirlo en caso de que su jornada haya variado.

– Sistemas RFID: funcionaría cuando se acerca un chip RFID a una máquina para fichar en el momento de iniciar y finalizar cada turno.

– Fichaje con QR: también se requeriría de una máquina. Ésta funcionará cuando, a través de un dispositivo, lee un código QR. Así se marcarían los turnos.

– Aplicación: una app para fichar en el trabajo servirá para hacer cualquier tipo de registro, validación o modificación.

– Escritorio: existen sistemas desktop que permiten a los empleados operar y poder registrar sus jornadas.

– Registro horario en papel: conviene buscar pronto una alternativa, ya que pronto dejará de ser un método válido en cualquiera de los casos. Es el clásico método que requiere de papel y boli para registrar las jornadas en un listado. En teoría, todavía es un sistema válido si se cumplen todas las demandas de la actual ley, pero hay que prestar especial atención para que se proteja la privacidad y para que no se produzcan manipulaciones.

Y hay que recordar que, en todos los métodos, deberán quedar registrados correctamente los fichajes y conservarse durante cuatro años. Y, además, desde el Gobierno se están deslizando las claras intenciones de obligar a un registro horario digital.

Un control horario digital

Contar con un software de control horario adecuado garantizará el cumplimiento de la ley. Éstos además podrán incluir diferentes herramientas de las anteriormente citadas. Y serán sistemas eficientes para la empresa en la tarea del registro de la jornada y cómodos para los empleados. Hablaríamos, al menos, cuando se elija uno adecuado, que incluya métodos para fichar en el trabajo totalmente seguros y prácticos. Uno de esos software sería Control Laboral, una plataforma que invitamos a conocer con una prueba gratuita de 15 días.