La gestión de las vacaciones de los empleados es una de las tareas fundamentales desde los recursos humanos de la empresa. Si no se realiza con una buena planificación, podría acarrear graves problemas organizacionales y de producción. Por ello, en este artículo trataremos de explicar cómo realizarla de manera exitosa.

Bases de las vacaciones de los empleados

Las respuestas que vamos a responder se basarían en los derechos mínimos del trabajador, recogidos en el Estatuto de los Trabajadores. A partir de ahí, siempre pueden existir variaciones según convenio o por acuerdos alcanzados entre empresa y trabajador, y que estén plasmados en el contrato.

¿Cuántos días corresponden de vacaciones?

Al empleado le corresponden 2,5 días de vacaciones por mes trabajado. O, lo que sería lo mismo, 30 días al año. Los periodos correspondientes a vacaciones incluyen tanto los días laborales como los no laborales. Es decir, por norma general, sábados, domingos y festivos.

También es habitual la opción de contar con 22 días de vacaciones por año, en los que se eximirían los días laborales.

¿Quién elige las vacaciones la empresa o el trabajador?

Deberá existir mutuo acuerdo entras las partes. Es falsa la creencia de que, en todos los casos, la empresa fijará una mitad de las vacaciones y, la otra, el empleado. En algunos casos sí que podría ser una solución justa.

¿Se pueden pagar vacaciones en lugar de disfrutarlas?

No existe posibilidad por parte del trabajador de desestimar las vacaciones para que esas jornadas sean remuneradas. Ni, por supuesto, ser así exigido por parte de la empresa. El empleado está obligado a disfrutar de ellas. Y sólo se pueden pagar vacaciones, en forma de liquidación, si se acaba el contrato y no han sido disfrutadas.

¿Se abonarán conceptos más allá del salario base?

Durante el periodo vacacional, no serán consideradas remuneraciones relativas a dietas, bonos de transporte, comisiones por venta, etc.

Cómo gestionar las vacaciones de los empleados

Existen diferentes opciones en función del tiempo que se quiera dedicar a ello y de la comodidad que se busque.

Cuadros de Excel

Existen diferentes diseños de hojas de cálculo que servirán para gestionar las vacaciones de los empleados. Consistirá en plasmar un calendario donde aparezcan los trabajadores y los turnos de los mismos. A partir de ahí, es posible incluir colores, fórmulas y otros parámetros para poder controlar los periodos vacacionales y los turnos de trabajo.

Software de recursos humanos

Una solución más cómoda es contar con algún sistema digital. Éstos permiten la automatización, la coordinación y un ahorro en recursos. Así, es posible visualizar fácilmente un calendario de equipo con el reparto de las jornadas de los trabajadores. Y, de esta manera, poder tratar los turnos laborales, los días de vacaciones y, en definitiva, el número de horas de trabajo programadas para cada día y semana. Esto es posible con softwares de recursos humanos como Control Laboral, que además permite llevar el control horario de los trabajadores y cumplir así con la ley.

Consejos para la gestión de vacaciones

Como ya hemos hablado, la gestión de las vacaciones de los empleados debe tratarse conjuntamente con éstos. Ante un buen clima laboral, no deberían existir confrontaciones. Y así, saber cómo organizar las vacaciones de los empleados de una forma lógica, sencilla, justa y que, por supuesto, esté alineada con los intereses de productividad de la empresa:

Planificar a medio-largo plazo

Es importante una organización planteada con, al menos, tres o cuatro meses respecto a épocas clásicas de vacaciones, como verano o Navidad. De esta forma será posible distribuir tanto tareas como solicitudes en consonancia. Y, pasado un plazo planteado, conviene respetar las solicitudes hechas dentro de él.

Conocer el departamento/empresa

Hay que valorar el sector empresarial en el que nos encontramos y, así, los días donde se prevén periodos de actividad y una mayor carga de tareas. Cada empresa debe saber el número total de horas de trabajo que, a priori, se requieren para cada día. Y, de la misma forma, será necesario valorar qué trabajadores y/o encargados serán imprescindibles para ciertas fechas.

Respetar la antigüedad

Es recomendable, en caso de coincidencia en las solicitudes de vacaciones, tener un trato especial con los trabajadores con experiencia más amplia en la empresa. Al menos en los casos en los que exista una diferencia considerable entre diferentes empleados. Esto, en un clima laboral sano, debería ser comprendido por todos.

Atender situaciones especiales

Si es posible, se deben considerar las circunstancias de los diferentes empleados. Y, así, prestar especial atención con quienes trabajen lejos de sus lugares de origen o que, por ejemplo, estén en el contexto de situaciones familiares que merecen un trato diferente.