Desde 2019, el registro horario es obligatorio para todas las empresas en España. Pero próximamente, además de obligatorio, deberá ser digital en cualquiera de los casos. No serán válidos los registros en papel o cualquier otro método analógico. Por eso, instalar un registro horario digital se ha convertido en una prioridad para las empresas que quieren cumplir la normativa. En este artículo te explicamos cómo hacerlo, qué opciones existen y qué debes tener en cuenta para evitar errores.
¿Qué significa instalar un registro horario digital?
Instalar un sistema de registro horario digital no es simplemente “fichar por internet”, en alguna web, o registrar la jornada de los trabajadores en el ordenador, en un Excel. Se trata de implantar una solución tecnológica que permita a la empresa:
- Registrar la jornada laboral de cada trabajador con precisión.
- Tener accesibilidad y trazabilidad ante inspecciones.
- Evitar manipulaciones y fraudes.
- Garantizar la protección de los datos personales.
- Y, en definitiva, cumplir con la nueva ley de control horario de los trabajadores.
El sistema debe adaptarse a las necesidades de la empresa, a los distintos tipos de jornada (turnos fijos, turnos rotativos, jornada completa, jornada parcial), a los distintos perfiles de trabajador (presenciales, híbridos, en remoto) y ofrecer garantías legales y técnicas.
Formas de instalar un registro horario digital
Cada empresa puede tener unas necesidades distintas. Por eso, existen diferentes formas de implantar este tipo de sistemas, que conviene conocer antes de tomar una decisión. Incluso, puede ser interesante combinar diferentes sistemas en función de las tipologías de trabajo existentes en la compañía.
En cualquier caso, combine contar con una empresa de registro horario validada, con una experiencia que ofrezca todas las garantías. Y es ideal gestionarlo con alguna herramienta que también permita otras tareas de recursos humanos y de gestión del tiempo. Así se evita duplicar tareas y se optimizan procesos como vacaciones, ausencias o calendarios laborales.
App de control horario
Una de las formas más sencillas y versátiles de registrar la jornada laboral es mediante una aplicación de control horario. El trabajador puede fichar desde un teléfono móvil, tanto si está en el centro de trabajo como si trabaja en remoto o está desplazado.
- Ideal para equipos en movilidad o teletrabajo.
- Geolocalización opcional.
- Acceso en cualquier momento.
Enlace vía correo electrónico
Algunos sistemas permiten enviar un enlace personalizado al trabajador para que fiche desde su navegador. Es rápido y no requiere instalación alguna.
- No necesita instalaciones.
- Compatible con cualquier dispositivo.
- Útil para trabajadores puntuales o temporales.
Máquina para fichar en la oficina
Para entornos más tradicionales, o cuando se requiere una presencia física, es posible instalar una máquina de fichaje (por PIN, tarjeta, RFID, código QR, etc.). Cabe recordar que no está permitido fichar por huella o reconocimiento facial o cualquier otro método biométrico, ya que están prohibidos por la normativa europea.
- Control presencial en centros de trabajo.
- No requiere que los trabajadores usen otros dispositivos.
- Fichaje físicamente centralizado.
Integración con sistemas propios
Para empresas con herramientas propias, algunos proveedores de herramientas de registro horario ofrecen integrarlo en sistemas internos.
- Sin necesidad de utilizar más herramientas
- Adaptado al sistema actual
- Flujo de trabajo unificado
Otras formas
También son posibles otros sistemas digitales válidos:
- Llamada telefónica
- Plataforma en escritorio
- Fichaje por WhatsApp o Telegram
¿Es posible un registro horario digital gratis?
Es posible tener un registro horario digital a través de una prueba gratuita por un periodo, como algunos proveedores ofrecen. Existen sistemas muy económicos, que evitarán sanciones importantes, pero no es posible seguir con ellos gratis de manera permanente. Hay hojas de Excel o plantillas gratuitas para llevar el control horario, los cuales no cumplen con los requisitos que exige la normativa del registro horario digital.
Los registros deben:
- Ser exactos y fiables.
- No manipulables.
- Estar disponibles ante una inspección.
- Ser accesibles y almacenables durante años.
Todo esto requiere un sistema profesional, seguro y actualizado, no una solución improvisada o gratuita. Instalar un registro horario digital con garantías implica una sencilla contratación, moderada y escalable según el tamaño de la empresa, que puede evitar sanciones y ahorrar tiempo.
Ventajas de un registro horario digital profesional
- Cumplimiento legal garantizado.
- Ahorro de tiempo en tareas administrativas.
- Evita errores y manipulaciones.
- Datos centralizados y accesibles.
- Imagen profesional frente a empleados e inspecciones.
Además, una buena herramienta de control horario puede ser también una fuente de productividad: permite identificar cuellos de botella, mejorar la organización del equipo y fomentar la transparencia.