¿Como gestionar el control horario de tus empleados en 2025?14 min read

Desde la entrada en vigor de la ley sobre el control horario de las personas trabajadoras en el año 2019, todas las empresas españolas están obligadas a efectuar el registro de las horas que lleva a cabo su plantilla.

El objetivo de esta medida es salvaguardar los derechos de los trabajadores y, por ello, es fundamental que la plantilla del registro de la jornada laboral esté accesible siempre para todas las partes: empleados, directivos y otras entidades como sindicatos.

Ahora, en 2025, se han introducido una serie de cambios que obligan a las empresas a adaptar sus sistemas de control horario.

¿Qué es el control horario de los trabajadores y por qué es obligatorio?

El control horario de los trabajadores entró en vigor el 8 de marzo de 2019, cuando se decretó un decreto un conjunto de medidas urgentes,de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Entre estas acciones, se encuentra la obligación por parte de los empleados de fichar tanto a su entrada como a su salida, y por la de las empresas, a registrar la duración de cada jornada.

Además, la norma se incluyó en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, haciendo efectivo que cada “empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”.

El objetivo de la medida es el de garantizar la transparencia en la gestión del tiempo de trabajo y evitar que se realicen horas extra no remuneradas, además de favorecer que los empleados tengan un mayor control sobre su jornada laboral.

Esta normativa es obligatoria para todos los trabajadores con contrato laboral, independientemente de su tipo de jornada y el sector al que pertenezcan, al igual que lo es para todas las empresas sin importar su tamaño. Existen excepciones para los autónomos o ciertos empleados con flexibilidad horaria dentro de los altos cargos.

Nueva ley de control horario de los trabajadores en 2025

Las últimas medidas adoptadas en 2025 han incorporado cambios significativos en la normativa laboral buscando la modernización del sistema y avanzando en la transparencia de los horarios.

En general, estos cambios se centran en la implementación de sistemas digitales para el registro de la jornada laboral de los trabajadores con el fin de permitir a la Inspección de Trabajo un acceso más eficiente y transparente a los registros para garantizar el cumplimiento de la norma. Los sistemas deben ser además interoperables, fiables y de difícil manipulación.

Además, si bien la obligatoriedad del registro se generaliza, incorpora excepciones para ciertos perfiles de alta autonomía y flexibilidad en su jornada, como el personal de alta dirección. No obstante, estas excepciones deberán estar debidamente justificadas.

¿Qué datos deben constar en el registro de jornada?

El control horario tiene como propósito registrar el tiempo que está un empleado desempeñando su jornada laboral. y evitar situaciones de abuso laboral o fraude por el incumplimiento de la compensación de horas extra.

Para ello, los datos que deben constar en el registro son:

• Nombre y apellidos del trabajador.
• Días trabajados en el calendario.
• Hora de inicio y fin de su jornada laboral.
• Posibles descansos.
• Posibles horas extra trabajadas.
• Firma del trabajador.

¿Cuánto tiempo hay que guardar el registro de jornada?

De acuerdo con lo establecido en la ley, es necesario conservar el registro diario de cada empleado durante, al menos, 4 años. Durante este tiempo, si se lleva a cabo una inspección de trabajo, este registro puede ser requerido.

Métodos válidos e inválidos para el registro horario en 2025

Los principales cambios que ha experimentado el control horario de los trabajadores en 2025 hacen referencia a los métodos de registro, avanzando hacia sistemas digitales que aseguren la transparencia y cumplimiento y permitan a las autoridades competentes un acceso en tiempo real.

Métodos permitidos: software, apps, QR, RFID

Los métodos permitidos son aquellos que garantizan fiabilidad, trazabilidad, y seguridad en el almacenamiento de los datos. Entre los más comunes y recomendados, se encuentran:

• Software especializado: programas diseñados específicamente para registrar las horas de entrada y salida de los trabajadores, controlar las horas extras, y generar informes de jornada laboral.
• Aplicaciones móviles (apps): son una opción muy utilizada para el registro horario, especialmente en trabajos de campo o aquellos que requieren movilidad al permitir a los trabajadores registrar su jornada directamente desde sus teléfonos móviles. Esta opción también debe cumplir con los requisitos de seguridad y protección de datos.
• Códigos QR: son una opción moderna y fácil con la que los trabajadores escanean un código en el lugar de trabajo usando su teléfono móvil o un terminal específico. Permite un registro rápido con un alto nivel de seguridad si el sistema está bien implementado.
• RFID (Radio Frequency Identification): se utiliza a través de tarjetas o pulseras que se pasan por un lector en la entrada o salida del trabajo, lo que permite un registro automático de la hora. Es un sistema rápido y eficiente, especialmente para empresas con grandes flujos de trabajadores.

Todos estos métodos tienen en común su carácter digital y a todos ellos se les requiere la seguridad y protección de los datos, la trazabilidad de los registros y la fiabilidad para asegurarse de que los registros no son manipulables. Es crucial que las empresas trasladen sus sistemas de control horario a estos métodos permitidos para cumplir con la nueva normativa y evitar posibles sanciones.

Métodos prohibidos: biométricos, papel, Excel

Al mismo tiempo que se han introducido nuevos sistemas permitidos, se han prohibido otros habituales hasta ahora, como son el papel o los registros digitales manuales, considerando que no garantizan los requisitos de seguridad, trazabilidad y fiabilidad exigidos por la nueva normativa. Estos son:

• Métodos biométricos. No garantizan la protección de datos ni la privacidad de los empleados.
• Registro en papel de las horas de entrada y salida de los trabajadores. No garantiza la transparencia ni permite una fácil auditoría o verificación de los horarios, estando expuesto a manipulaciones o pérdidas. Este sistema se considera obsoleto y no permitido en la nueva normativa.
• Hojas de Excel y otros programas de cálculo. No ofrece las garantías requeridas por la ley, al ser una herramienta fácil de modificar y difícil de auditar. Su invalidez radica en que no permite la automatización ni facilita el control de las horas extra.

Registro horario en teletrabajo y trabajadores en movilidad

Además de los requisitos para los trabajadores generales, existen regulaciones específicas para los empleados con teletrabajo y los trabajadores en movilidad para que puedan registrar su jornada de forma correcta independientemente de su ubicación.

En el caso del teletrabajo, los empleados tienen la obligación de registrar sus horarios a través de cualquiera de los métodos digitales permitidos.

Lo mismo que los trabajadores en movilidad, a quienes se recomienda el uso de apps móviles, terminales de fichaje portátiles o el uso de sistemas de geolocalización. En cualquier caso, deben registrar las horas efectivas de trabajo.

En ambos casos, los métodos de registro deben permitir accesibilidad remota y el cumplimiento de las mismas normas que los trabajadores que acuden al lugar de trabajo.

¿Qué pasa si no cumples la ley del control horario en 2025?

La ley de control horario es de obligado cumplimiento para todas las empresas y empleados, con la salvedad de algunas excepciones como las personas empleadas del hogar, deportistas profesionales, artistas, u otros supuestos recogidos en la Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo.

Para el resto, no llevar a cabo el registro puede ser motivo de sanción y su incumplimiento, una infracción grave.

Para garantizar el cumplimiento de la normativa, el Ministerio de Trabajo ha incrementado las sanciones, que pueden alcanzar hasta 10.000 euros por trabajador. Las multas se clasifican en tres categorías:

• Leves: relacionadas con errores menores. Entre 1.000 y 2.000 euros.
• Graves: falta total de registros o datos insuficientes. Entre 2.001 y 5.000 euros.
• Muy graves: detección de fraude sistemático o impago de horas extra. Pueden incluso superar los 10.000 euros.

El incumplimiento de la norma de control horario puede acarrear múltiples perjuicios a una empresa, tanto a nivel legal como de reputación. En el primero, además de las consecuentes sanciones económicas, puede generar conflictos laborales o demandas judiciales de los empleados que revierten en una mayor vigilancia por parte de la Inspección de Trabajo.

En términos de reputación, no cumplir la ley puede dañar la imagen de una empresa, generando una mala publicidad que perjudique las ventas y dificultando el contrato de trabajadores.

Las 5 apps de control horario más populares de 2025

En ese avance hacia la digitalización del control horario, uno de los métodos más populares es el uso de apps, destacando por su funcionalidad y facilidad de uso. 

Factorial

La plataforma de gestión Factorial

 ofrece soluciones para empresas, tanto pymes como de gran tamaño. Además de optimizar procesos como el control horario, también incluye otros servicios como la gestión de nóminas, el almacenamiento de documentos, las vacaciones o la falta de asistencia de los empleados.

Factorial se integra con otras herramientas, facilitando la centralización de procesos administrativos.

Bizneo

Bizneo es otra plataforma de gestión de recursos humanos que proporciona una amplia gama de soluciones digitales, como el control horario, la selección de personal, la gestión de nóminas, la evaluación de desempeño de la productividad de los empleados y la gestión de vacaciones y días libres. Destacan además sus herramientas de planes de formación y desarrollo de los trabajadores.

Control Laboral

Control Laboral es una plataforma digital que, además del control horario de los trabajadores, permite un control eficiente sobre las horas trabajadas para plantillas de todos los tamaños. Es fácil de usar y genera informes detallados de las entradas, salidas y rendimiento de cada trabajador.

Sesame HR

La plataforma de gestión de recursos humano Sesame HR ofrece una solución integral que simplifica la gestión del tiempo y mejora la eficiencia de los procesos administrativos relacionados con el registro de la jornada. Destaca por su automatización de los procesos y la facilidad de acceso en remoto.

Jibble

Otra de las apps más populares es Jibble, una aplicación diseñada para ayudar a las empresas a gestionar el tiempo trabajado con una interfaz que destaca por su facilidad de uso y su variedad de funcionalidades, con geolocalización y un fácil control de las horas extra. Genera además informes automáticos detallados de cada empleado y tiene acceso en la nube.

¿Cómo elegir el mejor software para mi empresa?

Elegir el mejor software de control horario para cada empresa dependerá de las circunstancias particulares de cada una.

Entre los factores para decidir hay que tener en cuenta:

• Cumplimiento normativo
• Facilidad de uso
• Adaptabilidad y personalización
• Variedad de funcionalidades
• Accesibilidad
• Integraciones con otras herramientas
• Informes detallados y análisis
• Escalabilidad para la incorporación de nuevos usuarios
• Seguridad de los datos
• Soporte y atención al cliente
• Precio y modelo de suscripción

En el caso de las pequeñas empresas, es aconsejable fijarse en factores como el coste, que debe ser accesible; la atención a las funciones esenciales para garantizar el cumplimiento de la ley o la simplicidad de su uso.

Por el contrario, para las grandes empresas es recomendable contar con soluciones digitales que ofrezcan funcionalidades avanzadas que permitan optimizar varias tareas de recursos humanos en una misma plataforma. Hay que tener en cuenta también la escalabilidad para incorporar nuevos empleados, la integración con sistemas ya en funcionamiento y el cumplimiento normativo en diferentes ubicaciones en el caso de las multinacionales.

Por eso, elegir un software de control horario es una decisión que debe realizarse considerando la coyuntura de cada empresa, el tipo de estructura organizativa y las necesidades específicas de los trabajadores.