Redactado por el Equipo editorial de Indeed
Existen multitud de formas de llevar a cabo el control horario de los trabajadores de una compañía. Si eres empresario o empresaria, probablemente te preguntes cuáles son los mejores sistemas para fichar en el trabajo. En este artículo te contamos las características de cada una de las principales opciones para que puedas elegir la que mejor se adapte a tu organización. Si te interesa este tema, no lo dudes y acompáñanos.
Puntos clave:
- Las empresas deben llevar un registro obligatorio de las horas de trabajo de cada persona, con el fin de proteger los derechos laborales y controlar la remuneración de las horas extras.
- Los sistemas de registro de horarios han evolucionado de las opciones manuales más rudimentarias a las soluciones tecnológicas más avanzadas, como tarjetas perforadas, programas informáticos y aplicaciones móviles.
- Las aplicaciones móviles para fichar en el trabajo permiten llevar a cabo el registro de las horas trabajadas desde cualquier lugar, además de simplificar la gestión de los turnos, las vacaciones y las bajas.
¿Por qué es obligatorio para las empresas llevar un registro horario de sus empleados?
En España, desde el año 2019, el Real Decreto Ley 8/2019,obliga a las empresas a llevar un registro detallado de las horas que pasan sus empleados en el puesto de trabajo. La finalidad de esta normativa es blindar los derechos laborales de los trabajadores, llevando a cabo un control riguroso de las horas extras, a fin de evitar que estas no sean remuneradas.
Las primeras herramientas de fichaje eran más rudimentarias: una hoja y un lápiz eran suficiente. Sin embargo, gracias a los avances tecnológicos, los sistemas modernos cuentan con infinidad de añadidos y permiten contar con una fiabilidad mucho mayor.
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¿Cuáles son los mejores sistemas para fichar en el trabajo?
Como vemos a continuación, existen multitud de opciones válidas. La clave está en dar con la más adecuada para cada caso, pues no todos los sistemas funcionan de la misma forma para todas las empresas. Probablemente, un pequeño negocio no tendrá las mismas necesidades que una multinacional. A fin de cuentas, cada empresa es un mundo y, como tal, tiene sus propias características. Las opciones son las siguientes
Hoja de fichaje
La hoja de fichaje es el sistema más básico. Los trabajadores firman en una hoja de papel en la que se incluyen sus nombres a la entrada y salida del trabajo. Tiene la ventaja de tener una implementación muy sencilla, y es muy útil para empresas de pequeño tamaño. Sin embargo, tiene un contra muy grande: es necesario que la evaluación de la información se haga a mano, lo que puede suponer un gasto de esfuerzo y tiempo innecesarios para el equipo de Recursos Humanos.
Además, este tipo de sistema facilita mucho el fichaje fraudulento, y, al no contar con métodos adicionales de control de la jornada, los empleados también corren el riesgo de olvidarse de firmar. En el caso de que la empresa sea demasiado grande, conviene señalar que se trata de un sistema muy poco práctico.
Tarjetas perforadas
Un sistema mecánico muy utilizado en el pasado eran las tarjetas perforadas. Los trabajadores, al llegar a su puesto de trabajo, introducían la tarjeta en una máquina y esta la agujereaba en el lugar adecuado. Se trata de un sistema sencillo, más preciso que el anterior y relativamente fiable que, con la llegada de la tecnología, mejoró gracias a las tarjetas con microchips, que contaban con una huella personal y estaban ligadas por radiofrecuencia a un centro de control que registraba las entradas y las salidas.
Con ellas, el recuento se automatizaba, lo que hacía todo el proceso mucho más sencillo y ágil. Como principal desventaja, hay que destacar el alto precio de su implementación, además del hecho de que se requiere siempre de la presencialidad por parte del trabajador, algo poco efectivo en plena era del teletrabajo.
Fichajes con sistemas informáticos
La tecnología permitió, con la llegada de los primeros programas informáticos, pasar a sistemas de fichaje integrados en los ordenadores de los propios empleados. Intuitivos y de uso muy simple, estos sistemas permiten al trabajador dar cuenta de su entrada y salida, registrando cualquier pausa y permitiendo gestionar las ausencias o vacaciones.
Esta serie de novedades facilitan mucho el trabajo de los técnicos de Recursos Humanos, que cuentan con los beneficios de la automatización. Como inconvenientes, en este caso podríamos hablar de la necesidad del pago de una licencia o de la posible incompatibilidad de estos sistemas con algunos de los terminales.
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¿Hay aplicaciones móviles para fichar en el trabajo?
Esta última opción es la más reciente, y a día de hoy podríamos decir que se trata de la más efectiva y recomendable en casi cualquier caso. Lo primero y más importante es que permite llevar a cabo el recuento de las horas trabajadas desde cualquier sitio, sin importar el lugar en el que se encuentren los trabajadores, algo clave en tiempos de teletrabajo. Toda la información se organiza y archiva en la nube, y se simplifica enormemente la gestión de los turnos, las vacaciones, las ausencias o las bajas, en caso de que las haya. Además, este sistema implica la autogestión, lo que puede ser una excelente manera de fomentar la responsabilidad por parte de la plantilla.
Herramientas como la geolocalización, el cronómetro o las restricciones de IP permiten llevar a cabo el recuento de horas de una forma más rigurosa, pero, al mismo tiempo, también más flexible. Una de las principales problemáticas con las que aún cuentan estas herramientas tienen que ver con la ciberseguridad, que todavía a día de hoy puede no ser lo suficientemente fuerte para evitar robos o ataques informáticos.
Existen multitud de aplicaciones móviles diseñadas para funcionar como sistemas de fichaje. Algunas de las más conocidas son Intratime, Beebole, BixPe Control Horario, Factorial, Bizneo HR, Sesame o Control Laboral. Muchas de ellas ofrecen una versión de prueba temporal, y los precios para las versiones de pago dependen principalmente del número de empleados que vayan a utilizarlas. Te invitamos a echar un vistazo a sus páginas webs para valorar cuál de ellas puede ser la más adecuada para tu caso particular.
Esperamos que este artículo te haya resultado útil para conocer mejor la evolución de los diferentes sistemas de fichaje laboral, y saber cuáles son las mejores opciones por las que puedes optar en la actualidad. Te deseamos mucha suerte en la aplicación del sistema por el que te decidas finalmente.
Nota: Ninguna de las empresas, instituciones ni organizaciones mencionadas en este artículo están afiliadas a Indeed.