Cuando hablamos de un sistema de fichaje nos referimos a un mecanismo que permite registrar la presencia de una persona en un momento concreto y en un lugar concreto mediante algún tipo de tecnología. Es decir, permite el control de presencia para saber el momento exacto en el que una persona se encuentra en un lugar concreto.

¿Cuáles son los diferentes sistemas de organización para la empresa?

Existe mucha controversia en los nuevos sistemas de Recursos Humanos disponibles para las empresas. Hay algunas que deciden utilizar sistemas tradicionales, dejando las comodidades emergentes de lado. Por el contrario, existen otras empresas que invierten en sistemas tecnológicos para la organización de sus empleados. Hoy queremos aclarar todo lo referente a los sistemas de registro, validación y fichaje en el trabajo.

¿Qué ventajas tienen los sistemas de validación?

Para empezar, cuando usamos uno de estos sistemas, se generan informes totalmente legales válidos en una inspección de trabajo. Por tanto, son una herramienta de Recursos Humanos que permite ahorrar tiempo en la administración de las empresas. Otras de sus ventajas son las siguientes:

• • Asigna convenios y horarios para una organización exhaustiva de los empleados.
  • Facilidad en el uso y en la configuración.
  • Permite estructurar cuadrantes y turnos de trabajadores, ya sea en jornadas laborales continuas, a tiempo parcial o con movilidad.
  • Posibilidad de que trabajadores que se encuentren en distintas áreas geográficas validen su jornada sin necesidad de ir al centro.
  • Acceso desde cualquier lugar a los registros.
  • Sistema de protección elevado basado en protocolos de seguridad SSL y cifrado de datos, de manera que toda la información se encripta.

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de fichaje?

Por otra parte, esta modalidad de control de presencia laboral, permite conocer la hora exacta de entrada y de salida cada trabajador. Supone una herramienta de organización de jornadas laborales exhaustiva y milimétrica. Otro de los puntos a favor son que es ideal para registrar jornadas especiales, jornadas de trabajadores que cubran urgencias, mantenimientos, guardias, y todo tipo de jornadas singulares.

Por otra parte, es un sistema de Recursos Humanos para organizar plantillas de trabajo permitiendo reducir los tiempos elevados provenientes de sistemas de organización de empleados tradicionales.

¿Qué tipos de sistemas de fichaje existen?   

Existen diferentes tipos de sistemas de fichaje. A continuación enumeramos algunos de ellos:

Sistemas biométricos

La biometría es una tecnología de identificación basada en el reconocimiento de una característica física e intransferible de cada persona, como pueden ser: la huella digital, el patrón venoso del dedo o el reconocimiento facial. Normalmente la identificación se realiza en un terminal con tecnología de lectura ya sea de huella, facial, ocular, etc.

Sistemas de control de presencia mediante tarjeta

Lectores de tarjetas identificativas. Ya sean de banda magnética, tarjeta chip, proximidad o lectores de código de barras.

Relojes de fichar

El reloj de fichar es un instrumento electrónico que controla las entradas y salidas de las personas para conocer el tiempo transcurrido de una tarea.

Tacógrafos

La RAE define tacógrafo como “tacómetro registrador”. Un tacómetro es un “aparato que registra datos correspondientes al movimiento de un vehículo pesado”. Existen dos tipos de tacógrafo: Analógico y Digital. El primero utiliza un disco y actualmente está en desuso. El segundo es más moderno y utiliza una tarjeta inteligente. Estos dispositivos recaban información de tiempos y velocidades.

Sistemas de identificación por radiofrecuencia

La tecnología RFID (Radio Frequency Identification o Identificación por Radiofrecuencia) permite la lectura de datos a distancia de las tarjetas mediante transmisión por radiofrecuencia. El rango de lectura va de unos centímetros (proximidad) hasta varios metros.

Sistema de fichaje vs sistema de registro de jornada ¿Cuál nos conviene?

Una vez que hemos aclarado ambos modelos de control, queremos dejar claras las diferencias entre ambos. La mayor parte de la gente considera que los sistemas de fichaje y los sistemas de registro de jornada son iguales, esto no es cierto puesto que existen diferencias muy importantes.

Los sistemas de fichaje están diseñados para el control estricto de horarios de los trabajadores, en cambio, los sistemas de registro de jornada son más flexibles y no miden tiempos exactos sino aproximados.

Los sistemas de fichaje persiguen medir la puntualidad de los empleados, en contraposición los sistemas de registro de jornada solo buscan que el empleado refleje su conformidad.Y tampoco generan siempre informes. Los sistemas de registro de jornada están desarrollados para generar informes con esos registros.

Los informes generados por los sistemas de fichaje no se ajustan totalmente a los horarios definidos por contrato en la mayor parte de los casos ya que suelen darse desfases horarios en cómputos mensual y anual.

Por otro lado, los informes generados por un sistema de registro de jornada se ajustan de forma mucho más precisa a las cláusulas del contrato laboral y los límites de horas del convenio correspondiente. Los requerimientos de Inspección laboral en cuanto a llevar un registro de horas no siempre se cumplen en los informes generados por los sistemas de fichaje. Sin embargo, los sistemas de registro de jornada están adaptados a estas exigencias generalmente y son aceptados por Inspección laboral en la mayoría de los casos.