Desde el pasado 12 de mayo de 2019 es obligatorio el registro horario de la jornada laboral. Así quedó publicado en el Real Decreto-ley 8/2019, con el que principalmente se buscaba que las horas extras fueran remuneradas. Para cumplir con la norma, muchas empresas decidieron llevar el registro de la jornada laboral en papel. Incluso todavía pueden encontrarse algunas haciéndolo así. Una práctica que puede acarrear problemas si no se tiene especial cuidado.

El apartado 9 del artículo 34 del Decreto-ley 8/2019 exige que la empresa garantice el “registro diario de la jornada”, en el que deberá detallarse “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo” de cada empleado. Sin embargo, no se detalla el método por el que deba de realizarse este registro de la jornada, dejándolo en manos de acuerdos y del empresario. Sin embargo, como veremos más adelante, la justicia no considera el registro horario en papel como el método más idóneo.

Cómo llevar el registro de la jornada laboral en papel

Hablamos de un formato diferente al de sistemas de registro horario digitales. Un método más arcaico donde, en la hoja de control horario de trabajadores, se deberá recoger igualmente la hora exacta de entrada y salida de cada turno, la fecha correspondiente de la jornada, los datos de identificación del trabajador y la rúbrica de éste (la firma manuscrita en este caso).

Sin olvidar que ese registro horario en papel beberá estar a disposición de consulta para trabajadores y para sus representantes, y ante cualquier Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Al menos durante los cuatro años que obligatoriamente deben mantenerse almacenados. Y además, para los trabajadores a tiempo parcial, será obligatorio entregarles una copia del informe mensual donde vengan todas las horas realizadas.

El caso del control horario incorrecto de RENFE

A principios de 2022 nos encontramos con una sentencia 00022/2022 de la Audiencia Nacional, en la Sala de lo Social. En ella se condena el registro de la jornada laboral en papel de Ferrovial Servicios, S.A., empresa dedicada a los servicios a bordo en RENFE. Éste no era lo suficientemente exacto, ya que simplemente se realizaba un registro del inicio de la jornada, sentenciando el final en base a tiempos estimados. Por ello, la Audiencia Nacional obligó a implantar un sistema de control horario de los trabajadores más exacto.

Entonces, ¿es o no legal llevar el registro horario el papel?

La propia Audiencia Nacional, en su sentencia, recordaba que existen diferentes formatos legales para el control horario. Entre ellos, el papel. No obstante, se decantaba más por un modelo donde pudieran ser protagonista algún tipo de software de control horario:

“No expresa la norma el soporte en el que deben conservarse estos registros, papel o aplicación informática, aun cuando la lógica de los tiempos se inclina por esta segunda opción dado que esos datos han de estar a disposición de los trabajadores, de sus RLT y de la ITSS cuando así sean requeridos”.

Problemas del registro de la jornada laboral en papel

Cuando hablamos de control horario, debemos hacerlo de fiabilidad. Esta es una característica de la que carecen, por normal general, los sistemas que se basan en el papel. Los motivos son los siguientes:

– Sistema manipulable: es difícil garantizar que la persona adecuada es quien ha completado la ficha de registro horario. De la misma manera, ésta puede ser modificada tras completar dicho registro.

– Dudosa protección de datos: las hojas de registro de la jornada laboral suelen estar expuestas y al alcance de un gran número de trabajadores. De esta manera, no se garantiza la privacidad de las personas.

– Limitado al modelo de trabajo presencial: los empleados sin un centro de trabajo fijo, o que se encuentran en modalidad de teletrabajo, no tienen acceso a un papel donde la empresa realiza el registro horario.

– Dificultad de almacenaje: como ya hemos citado, debe conservarse el registro horario durante cuatro años. Esto quizás pudiera ser sostenible en alguna microempresa, es decir, empresas con menos de 10 trabajadores. Con un mayor número de trabajadores, la conservación de los registros sería más difícil de manejar.

– Carga de trabajo extra: para las empresas, en definitiva, un sistema manual supone una serie de tareas que sumar a las que ya existían previamente a la obligación del registro horario.

Alternativas al registro horario en papel

Ya hemos visto que este sistema puede suponer problemas con la justicia y un mayor volumen de trabajo. Unos posibles problemas que pueden aplacarse con un software de control horario, como el de Control Laboral.

Control Laboral es un sistema de control horario que se encarga de facilitar el fichaje horario de los empleados, independientemente del lugar donde se encuentren. Además, envía un resumen mensual de las horas realizadas a cada trabajador, y genera informes automáticamente en formatos PDF, Excel, u otros a elegir. En definitiva, todo lo necesario para cumplir con la ley de la manera más despreocupada.

Para conocer esta herramienta es posible solicitar una prueba de 15 días. En ese tiempo podrás aprender a llevar el registro horario de los trabajadores y a realizar digitalmente las diferentes tareas administrativas que ofrece Control Laboral.