Las empresas tienen una serie de obligaciones para cumplir con la ley. Entre ellas está el registro horario y, para hacerlo de manera correcta, hay que generar unos informes de horas trabajadas que plasmen el tiempo destinado por los empleados a la empresa. Además, su ausencia podrá acarrear graves consecuencias para las compañías.
El informe de horas trabajadas
Este documento se convirtió es un imprescindible para las empresas en mayo de 2019. Y conviene conocerlo a fondo. Tras ello, es posible generar el informe de manera manual o, como es más recomendable, con un sistema digital, automatizado y completo que los cree, organice y almacene en la nube tras la validación de las jornadas por los empleados.
¿Qué es?
El informe de horas trabajadas es un documento laboral donde la empresa debe reflejar de manera detallada las horas realizadas por cada asalariado. Es clave, y objeto de una inspección de trabajo. Y, para generarlo, se ha de llevar un obligatorio control horario de los empleados.
Necesidades del informe de horas trabajadas
Existen unas pautas que cumplir por todas las empresas a la hora de generar y tratar esos informes de horas trabajadas:
- Es obligatorio realizarlo con todos los trabajadores, salvo escasas excepciones como personal de alta dirección, deportistas profesionales o artistas.
- Se realizará mensualmente.
- Debe conservarse durante al menos cuatro años.
- Tiene que estar a disposición de los trabajadores y de sus representantes.
- En el caso de los contratos a tiempo parcial, es obligatorio entregar al trabajador el informe de horas junto a las nóminas cada mes.
¿Qué debe contener?
Todo listado resumen mensual del registro de jornada tiene que contener la siguiente información. Obviar alguna de ella puede acarrear problemas al considerarse como un registro de jornada incompleto.
- Datos de la empresa: nombre o razón social, y NIF o CIF
- Datos del empleado: Nombre completo y NIF
- Fecha de cada jornada de trabajo
- Hora de entrada y salida de cada turno
- Número total de horas trabajadas por día
- Horas extras o complementarias si existen
- Jornadas de festivos y de vacaciones
- Sumatorio de horas trabajadas al mes
Hoja de registro de jornada laboral e informe de horas trabajadas
No se deben confundir ambos documentos. El primero hace referencia a un soporte donde el trabajador puede apuntar manualmente las horas de entrada y salida en cada turno. Aunque, sin embargo, el registro de la jornada en papel no es el método más adecuado; el segundo documento ya hemos visto que es registro del cómputo mensual de horas, y que su generación y conservación es obligatorio para todas las empresas.
Consecuencias de no crear los informes
Las empresas no tienen elección, y deben realizar un registro horario completo. De lo contrario, pueden verse afectadas en una inspección de trabajo. Pero además también pueden existir ciertas dificultades internas.
– Posibilidad de sanciones: las multas de control horario pueden llegar a alcanzar los 225.018 € en los casos más graves.
– Desorganización empresarial: disponer de un registro de horas servirá a los responsables para medir el coste personal de las diferentes tareas y proyectos.
– Descontento del personal: los trabajadores son conscientes de esta ley que trata de combatir la precariedad laboral, y su ausencia perjudicará la motivación y clima laboral.
– Peor productividad: los dos anteriores puntos desembocarán en unos peores resultados empresariales.
¿Cómo crear el informe de horas trabajadas con un control horario digital?
Es posible contar con un software de registro horario que realice todas las tareas relacionadas de manera automática. Es el caso de Control Laboral. Servirá para completar todo el proceso y generar todos los documentos de manera automática tras la validación de las jornadas por parte de los trabajadores:
– Registro diario de cada jornada: a través de diferentes métodos, quedan registradas las horas de entrada y salida del empleado. Con la app para fichar en el trabajo, una máquina o el método vía email.
– Informe de horas mensual: se generará y servirá ante cualquier inspección.
– Envío de ese informe (opcional): si se dispone del email del trabajador y se activa la opción.
¿Y el «resumen laboral firmado»?
El resumen laboral firmado es otro documento similar, aunque no obligatorio. Incluye la firma de la empresa y del trabajador, y puede servir como documento probatorio.
Se trata de un servicio que ofrece Control Laboral. Y, para ver su funcionamiento, es posible realizar una prueba gratuita de 15 días.
