Además, el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social facilita una Guía sobre el registro de jornada. Y es importante seguirla para no gastar recursos innecesarios y, sobre todo, para evitar las posibles consecuencias de no llevar un correcto registro horario. Vamos a tratar de aclarar esa guía y a ver cuáles son los requisitos para actuar dentro de la legalidad.
¿Quién debe fichar en el trabajo?
Trabajadores, sectores y empresas
Según la normativa de registro de la jornada laboral, el control horario hay que realizarlo sobre el total de trabajadores, independientemente de la categoría y grupo profesional. Tampoco existirá distinción según el sector profesional o el tipo de empresa.
También hay que llevar el control horario de los empleados en movilidad, que disfruten de flexibilidad de horas trabajo, de distribución irregular de la jornada, teletrabajo y trabajo a distancia.
Peculiaridades o excepciones del control horario
Hay que llevar el control de horas trabajadas de empleados que, entre sus obligaciones contractuales, tengan total disposición horaria para el cumplimiento de su actividad laboral. Deberán fichar en el trabajo aunque, siempre que no se oculten situaciones de abuso bajo esa cuartada, no verán modificada su retribución obtenida en función de las horas realizadas.
No será necesario en relaciones laborales de carácter especial, como el personal de alta dirección, en los que se puede incluir a “mandos intermedios, cargos de confianza o con ejercicios de especiales responsabilidades”. Ni del personal que tenga “pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo”.
Tampoco para aquellos que cuenten “con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada”. Como trabajadores de transportes por carretera, de marina mercante y de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario.
Y, en definitiva, no será necesario llevar el registro horario de aquellos a los que no se les aplique el Estatuto de los Trabajadores, como socios trabajadores de cooperativas o trabajadores autónomos.
ETT y subcontrata
En trabajos en ETT, la empresa usuaria es quien debe hacer el registro horario. Así se explica en Artículo 15.1 de la Ley 14/1994 por la que se regulan las empresas de trabajo temporal:
“Cuando los trabajadores desarrollen tareas en el ámbito de la empresa usuaria, de acuerdo con lo previsto en esta norma, las facultades de dirección y control de la actividad laboral serán ejercidas por aquélla durante el tiempo de prestación de servicios en su ámbito”.
Por lo tanto, deberá encargarse del registro horario completo. Es decir, del fichaje, la conservación y la puesta del registro a disposición los empleados y sus representantes de una Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Más adelante explicaremos este proceso integral.
Hablaríamos de los mismos términos y condiciones en cuanto a la subcontratación, donde la empresa subcontrata es la responsable del registro horario.
¿Cómo hay que hacer el registro horario?
Cómputo de horas
El cómputo de horas de los registros de jornada se hace a final de mes. De tal forma que, el tiempo trabajado de más durante una jornada, no se considerará como horas extras si al final de mes es compensado. Eso no significa que pueda incumplirse el número máximo de horas por jornada a trabajar establecido en los convenios.
Contenido del registro horario
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores cita que el registro horario debe contener “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. No obstante, se recuerda que es conveniente registrar también las pausas para evitar dudas en cuanto a si éstas corresponden a trabajo efectivo. Sobre todo, si en el contrato no quedan claras esas interrupciones.
Medios que utilizar
La normativa del control horario de los trabajadores no exige un método de registro horario en concreto. Vale aquel que sea capaz de recoger la hora exacta de inicio y de fin de jornada. Y puede ser con un soporte en papel, uno telemático, o mixto. Siempre que cumpla con el objetivo de “proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori”.
En este sentido, cabe recordar que la justicia recomendó no realizar el registro horario en papel.
¿Cómo ha de conservarse el registro horario?
Tiempo y accesibilidad
A igual que para fichar, también es válido cualquier soporte para conservar el registro horario. Siempre y cuando “garantice su preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori de su contenido”.
Esa conservación servirá para que trabajadores, representantes de estos o la inspección de Trabajo y Seguridad Social, puedan acceder al registro horario de manera inmediata. Y deberán estar a su disposición los registro de, al menos, los últimos cuatro años.
Copias del registro horario
Sin embargo, no es obligatorio entregar copia del registro, salvo acuerdos. Sí que será obligatorio en el cómputo, “entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente”. Son por lo tanto, el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias, “obligaciones legales independientes y compatibles”. De hecho, un mismo sistema de registro horario puede servir para cumplir ambas.
¿Cómo asegurarse de cumplir la normativa de control horario?
Este reglamento de control horario comenta que pueden existir diferentes excepciones, incluso cierto margen para la negociación colectiva. Por eso es recomendable contactar con una empresa especializada en sistemas de registro horario, como Control Laboral. Con ella ayudamos a las empresas a cumplir con la normativa de control horario, de la manera más cómoda y efectiva para la empresa, y evitando posibles e importantes multas para la empresa.
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